QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ THEO MBO

I. MBO là gì?

      Quản lý theo mục tiêu (MBO) là hệ thống quản lý qua việc liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và phòng ban của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản lý cũng như của nhân viên. MBO, có thể được hiểu một cách đơn giản, là từ việc xác định được mục tiêu hàng đầu của tổ chức sẽ xác định được mục tiêu cho phòng ban và cá nhân. 
      Điều này xuất phát từ một thực tế rằng, các nhà quản lý bận rộn trong guồng quay của chuỗi công việc hằng ngày mà quên mất mục tiêu chính của họ, bởi vậy MBO có mục đích khuyến khích mở rộng sự tham gia của toàn thể thành viên tổ chức. Khi đó, mọi thành viên vừa có thể nắm bắt rõ định hướng của tổ chức mà cũng nhận thức được trách nhiệm của bản thân trong việc đóng góp vào hoạt động thực hiện mục tiêu.

II. Hoạt động quản lý và đánh giá theo mô hình MBO

      Đánh giá nhân sự theo MBO dựa trên việc thiết lập mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có sự thỏa thuận giữa quản lý và nhân viên nhằm hướng đến tăng cường hiệu quả thực hiện kế hoạch, hoàn thành mục tiêu đề ra.
      Có 5 hoạt động cơ bản trong quá trình quản lý công việc và đánh giá nhân sự theo MBO:

Bước 1. Xác lập mục tiêu

      Đây là bước đầu tiên và cũng là bước khó nhất trong quy trình MBO. Bước này được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp cao bằng việc thiết lập chiến lược và mục tiêu cho cả tổ chức. 

 Trưởng các bộ phận cùng với cấp trên của mình xây dựng các mục tiêu của bộ phận

 Trường các bộ phận nêu ra mục tiêu của bộ phận nêu ra mục tiêu của bộ phận và yêu cầu cấp dưới xây dựng mục tiêu cá nhân

 Thiết lập mục tiêu cá nhân và đưa ra thời hạn cho việc hoàn thành mục tiêu

      Việc thiết lập mục tiêu giúp nhà quản lý và cấp dưới trả lời được câu hỏi “Chúng ta đang cố gắng đạt được điều gì?” của các nhà quản lý cấp cao. Điều này giúp họ dễ dàng nhận ra mối liên hệ giữa công việc của họ với việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Bước 2. Xây dựng kế hoạch

      Việc lập ra một kế hoạch cụ thể sẽ xác định từng bước cần tiến hành để đạt được mục tiêu. Điều này là cần thiết cho cả phòng ban lẫn cá nhân.

Bước 3. Đánh giá quá trình thực hiện

      Việc đánh giá này được thực hiện trong mối liên quan giữa hành vi và kết quả do nó tạo ra. Bước này nhằm đảm bảo kế hoạch liệu có phát huy tác dụng hay không, liệu có đang đi đúng hướng hay cần có hoạt động điều chỉnh nào. Để đảm bảo tính công bằng, việc đánh giá cần dựa trên những kết quả thực hiện có thể đo lường chứ không phải các tiêu chí mang tính chủ quan như thái độ hay khả năng

Bước 4. Đưa ra phản hồi

      Khi áp dụng mô hình MBO, việc phản hồi liên tục về kết quả và mục tiêu là bước rất quan trọng, bởi nó giúp nhân viên nhìn ra được điểm mạnh cũng như điểm yếu của bản thân, qua đó giúp họ điều chỉnh được kế hoạch làm việc của mình. Trong mọi công việc, nếu cứ đâm đầu vào làm mà không nhận được sự phản hồi, nhân viên sẽ cảm thấy hoang mang và gây ra sai sót. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến mục tiêu lớn của tổ chức. 
      Việc phản hồi liên tục có thể được thực hiện thông qua các cuộc họp đánh giá định kỳ, nơi cấp trên và cấp dưới cùng thảo luận về tiến độ cũng như gỡ rối những nút thắt trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Bước 5. Ghi nhận thành tích

      Sau mỗi lần thực hiện xong nhiệm vụ sẽ đến bước đánh giá và ghi nhận kết quả của nhân viên. Đây là hoạt động khen thưởng những nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 

III. Ưu điểm và vấn đề của phương pháp MBO
1. Ưu điểm

      Trước khi bắt tay vào công việc, điều đầu tiên chúng ta cần xác định đó là mục tiêu. Việc này cũng giống như việc bắn cung tên, với mục tiêu chính là cái bia và các công việc là cung tên. Nếu như cứ bắn cung mà không biết bắn vào đâu, thì chắc chắn mũi tên sẽ đâm ngã xuống. Nhưng nếu có mục tiêu thì mũi tên sẽ cắm thẳng vào bia. 
      Từ đó chúng ta có thể liên kết tới vai trò của việc xác định mục tiêu:

• Tạo ra sự tập trung trong tổ chức: tất cả nhân sự đều tập trung mọi nỗ lực hướng tới việc đạt được mục tiêu, nâng cao khả năng đạt được mục tiêu chung.
• Tạo sự kết nối theo chiều dọc giữa mục tiêu của cấp cao với mục tiêu của cấp dưới, giúp từng thành viên hiểu được giá trị đóng góp của công việc mình làm đối với mục tiêu chung cũng như hiểu được trách nhiệm của bản thân. 
•  Xác định được mục tiêu công việc. Công việc không trở nên vô nghĩa vì đã có mục tiêu rõ ràng. 
• Cho phép cán bộ quản lý đánh giá chất lượng công việc của nhân viên dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Qua đó tạo cho nhân viên cảm giác được đối xử công bằng vì đánh giá trên năng lực.

MBO có nhiều ưu điểm song bên cạnh đó, nó cũng mang trong mình những vấn đề sau: 

• Sự thay đổi thường xuyên của môi trường sẽ ngăn cản việc thực hiện MBO một cách có hệ thống. Cần có sự ổn định về môi trường và hoạt động nội bộ tổ chức để đảm bảo việc đo lường và so sánh được với mục tiêu ban đầu. 
• MBO gây tốn thời gian bởi việc xác định mục tiêu phải đạt trên cơ sở đồng thuận ở từng cấp độ quản lý. Vậy tổ chức càng có nhiều cấp quản lý thì sẽ càng mất nhiều thời gian.
• Thực hiện theo MBO cần duy trì sự gắn kết giữa các phòng ban và nhân viên để đạt được mục tiêu cao nhất, bởi vậy nó đòi hỏi sự đồng lòng và chuyên nghiệp khi thực hiện công việc. Đối với những tổ chức quản lý không đủ chặt chẽ thì MBO sẽ khó phát huy hiệu quả.