9+ phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

1. Tổng quan về quản lý hàng tồn kho

1. Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán mà còn là những thành phần tạo nên sản phẩm như nguyên vật liệu/linh kiện, công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất… Do đó, hàng tồn kho thể hiện mức độ liên kết giữa việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời nó cũng được coi là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, thường chiếm tỉ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó quản lý hàng tồn kho phù hợp là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp.

Hàng tồn kho thường được chia thành 4 loại chính:

• Thành phẩm: sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ sản xuất
• Bán thành phẩm: sản phẩm chỉ mới hoàn thành được một hoặc một số công đoạn (không tính công đoạn cuối cùng)
• Nguyên liệu thô: nguyên liệu hoặc những chất được sử dụng trong sản xuất cơ bản hoặc sản xuất hàng hóa như thép, dầu, ngô, ngũ cốc, xăng, gỗ, tài nguyên rừng, nhựa, khí đốt tự nhiên, than đá, khoáng sản,...
• Nguồn vật tư: vật liệu cần thiết được sử dụng trong quy trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, nhưng không trực tiếp cấu thành nên thành phẩm như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn.

2. Mục đích của quản lý hàng tồn kho

Quản lý tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi cung ứng với 2 mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm và giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho. 

• Đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm: Vì hàng tồn kho dù dư thừa hay thiếu hụt quá nhiều đều gây ra sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Khi thiếu hụt hàng tồn kho, dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn, việc sản xuất giảm sút hoặc không thể sản xuất. Do đó việc kinh doanh bị ảnh hưởng, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng sẽ giảm. Mặt khác, dư thừa hàng tồn kho quá nhiều khiến quá trình sản xuất và phân phối luồng hàng hoá cũng bị ảnh hưởng. 

• Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: vì khoản tiền nằm ở hàng tồn kho là khoản tiền bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng nên nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ hạn chế được tình trạng đó và có thể sử dụng khoản tiền này để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hơn nữa, quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm các chi phí thực hiện liên quan đến hàng tồn kho, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

2. Quản lý hàng tồn kho có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp

1. Tránh thất thoát hàng hóa

Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những thất thoát hàng hoá và tình trạng trượt giá.

2. Tiết kiệm chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho qua thời gian có thể bị hỏng hóc, hao mòn hoặc hết hạn sử dụng… dẫn đến tình trạng hàng hoá không còn đảm bảo chất lượng thậm chí phải tiêu huỷ. Do đó, nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng cách thống kê chặt chẽ và liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

• Tiết kiệm chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho thường không cố định mà phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa lưu kho. Hàng tồn kho càng nhiều và càng lớn doanh nghiệp càng cần phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho và các chi phí phát sinh như điện, nước, nhân công,... dẫn đến chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, quản lý hàng tồn kho để có biện pháp giải phóng và lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời nhằm tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

3. Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Quản lý kho tốt giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định chi phí nhập hàng hợp lý cho những lần tiếp theo

4. Tăng doanh thu cho cửa hàng

Quản lý hàng tồn kho hợp lý  giúp doanh nghiệp xác định được rõ tình trạng hàng hoá và nhu cầu đối với từng mặt hàng để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, doanh nghiệp sẽ tối ưu hoá được doanh thu và lợi nhuận.

5. Tăng hiệu quả vốn lưu động

Hàng hóa trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động, nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động đồng thời rút ngắn thời gian quay vòng vốn.
 

3. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

1. Thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm của bạn.

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng sản phẩm tối thiểu trong kho có thể sẵn sàng cung cấp cho khách hàng mọi lúc. Từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định được thời điểm và số lượng nhập bổ sung hàng hóa. Mức tồn kho tối đa là số lượng sản phẩm tối đa có trong kho để giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết. Mức tồn kho lý tưởng nhất là mức tối thiểu của số lượng tồn kho. Mức tồn kho sẽ khác nhau tùy theo sản phẩm, mức độ bán sản phẩm và khoảng thời gian nhận hàng. Để thiết lập mức tồn kho cần phải phân tích, nghiên cứu và đưa ra quyết định. Thêm vào đó, mức tồn kho tối thiểu hay tối đa cũng thay đổi tùy từng giai đoạn nên cần giám sát, kiểm tra lại và cân nhắc định kỳ trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với từng thời điểm. 

2. Nhập trước xuất trước (FIFO)

Nhập trước xuất trước là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho, đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, ... Nhập trước xuất trước giúp quản lý nguồn hàng, giá cả của hàng hoá tốt hơn bởi hàng hoá qua thời gian có thể bị hết hạn,bào mòn hoặc bao bì dễ bị hỏng,...

3. Quản lý quan hệ với nhà cung cấp

Trong quá trình kinh doanh, sẽ có những mặt hàng được bán chạy và những mặt hàng bán chậm hơn, vì thế quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp để có thể trả lại hoặc đổi những mặt hàng bán chậm sang những mặt hàng khác bán chạy hơn, mở rộng không gian lưu trữ và khắc phục tình trạng ùn ứ. 

4. Kiểm kê thường xuyên

Việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, thông thường việc kiểm kê được chia thành.

• Kiểm kê vật lý: kiểm kê đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc, thường diễn ra vào cuối năm vì liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập của các doanh nghiệp. 

• Ưu điểm: tính xác thực cao
• Nhược điểm: chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, nhưng nó rất tốn thời gian và công sức.
• Kiểm kê tại chỗ: là việc chọn một sản phẩm cụ thể và tiến hành kiểm kê số lượng và so sánh số lượng với thực tế. Kiểm kê tại chỗ thường được tiến hành để xác định hàng hoá này có được bán chạy hay không

• Ưu điểm: xác định lượng hàng tồn kho liên tục, vào bất kỳ thời điểm nào
• Nhược điểm: tốn nhân sự, thời gian, tăng khối lượng công việc của kế toán
• Kiểm kê theo chu kỳ: Thời gian kiểm hàng thường được lên kế hoạch đầy đủ và cụ thể, ví dụ từng quý, nửa năm hay cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp. 
• Ưu điểm: Công việc tập trung vào một thời điểm
• Nhược điểm: thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kê khá lâu, nên khó xác định tình hình và vấn đề sơ sót nếu có

5. Mã hóa vật tư/ hàng hóa

Doanh nghiệp ở bất kỳ ngành nghề nào cũng cần phải tiến hành mã hóa vật tư/ hàng hóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả bởi với một sản phẩm có thể có nhiều tên gọi nên việc chuẩn hóa bộ mã sẽ tránh được việc trùng lặp, sai sót.  Việc mã hoá vật tư/ hàng hoá phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:  mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin, thói quen của người sử dụng, cơ chế kiểm soát việc sử dụng mã hoá,.... Không thể có bộ mã hoá khoa học cho tất cả các doanh nghiệp mà các doanh nghiệp sẽ phải nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm để quyết định tính khoa học của bộ mã.

6. Đặt thứ tự ưu tiên 

Các loại hàng hoá/ vật tư khác nhau sẽ có thời hạn sử dụng khác nhau, yêu cầu chất lượng khác nhau, giá trị hàng hoá khác nhau, tần suất bán hàng khác nhau do đó cần sắp xếp thứ tự ưu tiên đối với các loại sản phẩm. Ví dụ, ta có thể đặt thứ tự theo ABC như:

• A: Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải

• C: Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao

Xét theo đó, Các sản phẩm thuộc mục A đòi hỏi cần sự chú ý thường xuyên do nó tác động tài chính doanh nghiệp đáng kể. Loại C có tác động tài chính nhỏ hơn và liên tục được quay vòng nên mức độ chú ý ít hơn. 

7. Dự báo 

Một phần của quản lý hàng tồn kho tốt là dự đoán chính xác cung cầu trên thị trường. Một vài yếu tố cần xác định như:

• Xu hướng trên thị trường
• Doanh số bán hàng so sánh trong cùng thời kỳ giữa các năm
• Tốc độ tăng trưởng 
• Đảm bảo đơn hàng
• Tính thời vụ và nền kinh tế nói chung
• Chương trình khuyến mãi

• Kế hoạch quảng cáo

8. Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý

Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, để dễ dàng xuất kho hay kiểm kho tránh thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa. Có nhiều phương pháp sắp xếp hàng hóa, tuy nhiên thông thường hai phương pháp sắp xếp hàng hóa được sử dụng:

• Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): mặt hàng được xếp cố định và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, dễ xác định một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn diện tích, không phù hợp với kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và mức độ luân chuyển thường xuyên.

• Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu sau đó được hiển thị trên sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là tốn thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

9.  Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Trong thời đại công nghệ phát triển, doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho để giảm chi phí nhân viên và thời gian kiểm hàng. Ví dụ: Sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện các công việc, kiểm hàng, xuất và nhập vật tư/ hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, ….

Ưu điểm của phương pháp này là quản lý tồn kho rõ ràng chính xác mà không cần đến tận kho để xác định từ đó có thể lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể mức độ luân chuyển của hàng hoá để tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn cho doanh nghiệp.

10. Đưa ra kế hoạch dự phòng

Dù có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho nhưng có thể có những vấn đề nảy sinh liên quan đến quản lý hàng tồn kho do đó cần phải xác định và đưa ra những kế hoạch dự phòng hợp lý tránh tình trạng ùn ứ hàng tồn kho hoặc lượng hàng thiếu hụt quá nhiều. Ví dụ doanh số của một mặt hàng tăng đột biến và doanh nghiệp bán quá mức hàng hóa trong kho, trong những trường hợp đó, doanh nghiệp cần đưa ra những kế hoạch dự phòng chi tiết như kế hoạch nhập hàng hoá, phân bổ luồng hàng, chính sách ưu đãi để thúc đẩy doanh số của các mặt hàng khác nữa,...

Ban Đào tạo doanh nghiệp, Viện VJCC