11 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA NHẬT BẢN

Phương thức quản trị nhân lực của Nhật Bản luôn được các doanh nghiệp trên thế giới quan tâm, trong đó phổ biến nhất là những từ khóa như tính kỷ luật, không ngừng cải tiến hay hoạt động có tổ chức. Để xây dựng lên những triết lý quản lý mang tính thương hiệu như vậy, những nhà quản lý nhân sự nhất định phải có những nguyên tắc riêng cho chính họ cũng như những nhân viên hoạt động trong công ty. Sau đây là bộ 11 nguyên tắc quản lý nhân sự mang phong cách Nhật Bản mà có thể bạn chưa biết

I. Nguyên tắc dành cho toàn thể doanh nghiệp:

1. Luôn cải tiến - Kaizen:

Kaizen đã luôn là nguyên tắc cốt lõi trong bất cứ doanh nghiệp Nhật Bản nào, từ lĩnh vực sản xuất cho đến quản trị nhân sự nhằm không ngừng tạo ra môi trường làm việc tối ưu nhất cho mỗi nhân viên. Song, việc cải tiến đó không nên xuất phát chỉ từ phía ban quản trị trong việc cải tạo điều kiện làm việc giúp nhân viên mà còn phải đào tạo cho từng nhân viên ý thức vai trò của Kaizen và chủ động tiến hành cải tiến tại chính nơi mình làm việc để đưa hiệu quả công việc cũng như kết quả của công ty đi lên. Tuy việc cải tiến không phải một sớm một chiều có thể thấy vừa ý nhưng mỗi cá nhân hoàn toàn có thể bắt đầu từ những việc đơn giản nhất như bố trí lại văn phòng phẩm hay điều chỉnh tư thế ngồi so với vị trí đặt laptop.

2. Luôn trau dồi kỹ năng huấn luyện & thuyết trình để ai cũng hiểu điều mình làm:

Đây là mấu chốt trong quá trình giao tiếp trong nội bộ công ty. Cấp trên phải miêu tả được trọn vẹn nội dung, cách thức và tính chất của công việc để sao cho cấp dưới phải định hình được công việc mà mình được phân công. Trong khi đó, cấp dưới cũng cần phải hoàn thiện khả năng trình bày ý kiến và ý tưởng của mình trước đám đông để mọi người đều hiểu và góp ý một kịp thời.

3. Luôn phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận:

Nhiệm vụ cơ bản nhất của quản trị nhân sự đó là Ban quản lý cùng các nhân viên của từng phòng ban, từng xưởng sản xuất hay từng chi nhánh phải có một mạng lưới liên lạc ổn định để thường trực trao đổi và hỗ trợ nhau khi cần thiết. Giống như việc “Không để tất cả trứng vào một giỏ”, người quản lý cũng không bao giờ giao một công việc quan trọng cho duy nhất một phòng ban. Mục tiêu đầu tiên là nhằm giảm bớt áp lực công việc cho từng vị trí, thứ hai là mỗi bộ phận sẽ tập trung cho việc chuyên môn hóa cải thiện tiến độ công việc và không thể thiếu là xây dựng tổ chức thành một thể thống nhất trong lâu dài.

Nguyên tắc dành cho Toàn thể doanh nghiệp

II. Nguyên tắc dành cho ban quản trị nhân lực:

1. Tuyệt đối không được la mắng cấp dưới:

Mọi nhà quản lý phải luôn giữ cho mình một trái tim nóng và một cái đầu lạnh với không một hành động quát tháo hay đe dọa cấp dưới, đặc biệt khi họ phạm phải bất cứ sai lầm nào trong quá trình làm việc. Giống như mọi đứa trẻ khi bị bố mẹ la mắng thường xuyên, chúng sẽ có xu hướng che dấu hay đổ thừa cho bất cứ một tác nhân nào khác để không bị phát giác. Cấp dưới của các nhà quản lý cũng hệt như vậy. Nếu để những sai lầm đó tồn đọng thì về lâu về dài sẽ để lại nhiều hậu quả khó lường cho hoạt động của công ty. Bên cạnh đó, những nhân viên trẻ mà kinh nghiệm chưa vững vàng thậm chí còn bị mất đi động lực và quyết tâm trong công việc của chính mình bởi những lời quát mắng thiếu trách nhiệm của người quản lý.

2. Luôn lưu ý luân chuyển nhân viên có năng lực thử sức những vị trí mới:

Ở các doanh nghiệp Nhật, bất cứ nhân viên nào khi đã đạt đủ độ “chín” tại một vị trí nào đó, họ sẽ được ban quản lý luân chuyển tới một phòng ban mới. Điều này tạo điều kiện cho nhân viên đó có cơ hội thử thách bản thân với nhiệm vụ mới, mở rộng networking và về lâu dài, hoàn toàn có thể hỗ trợ đồng thời cho nhiều phòng ban trong công ty một lúc. Trách nhiệm của nhà quản lý là phải nhìn ra được độ “chín” và đánh giá xem tiềm năng của mỗi người tương ứng với phòng ban nào là hợp lý nhất.

3. Luôn hạn định giới hạn thời gian cho mọi chỉ thị:

Điều tối kỵ trong giao tiếp tại nơi làm việc là mơ hồ trong việc thiết lập thời gian cho mệnh lệnh khi mà cảm quan về giờ giấc của mỗi người là khác nhau, chẳng hạn như “một tí”, “sắp rồi” hay “chốc nữa”. Điều này gây cản trở cho việc quản lý thời gian cũng như tiến độ của công việc. Vậy nên, bất cứ nhiệm vụ nào khi được bàn giao phải có lịch trình cụ thể và đảm bảo các cấp dưới phải nắm rõ để sắp xếp đầu việc cho hợp lý.

4. Luôn lắng nghe vấn đề của cấp dưới:

Đây là chìa khóa để những nhà quản lý ghi điểm trong mắt cấp dưới của mình, tạo điều kiện cho Nguyên tắc 1 cho nhân viên dưới đây. Một trong những nét đẹp của văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản đó là cấp trên luôn phải tương tác với cấp dưới, biết rõ mặt mũi và tên tuổi của từng nhân viên và không ngừng quan tâm tới điều kiện làm việc của họ ra sao. Việc này chính là cầu nối để thu hẹp khoảng cách trên-dưới cũng như xây dựng một môi trường làm việc gần gũi và thân thiện. Một điều may mắn đó là tại VJCC của trường Đại học Ngoại Thương, văn hóa đó cũng được áp dụng và duy trì thậm chí với cả những nhân viên part-time hay cả những học viên tham gia các khóa học của Viện. Quay trở lại vấn đề, khi cấp trên đủ tin cậy để trở thành người bạn tâm giao của nhân viên, họ có trách nhiệm lắng nghe, tháo gỡ những muộn phiền và tạo động lực cho cấp dưới để nghiêm túc hơn với mục tiêu chung của cả công ty.

Nguyên tắc dành cho Ban quản trị

III. Nguyên tắc dành cho nhân viên:

1. Luôn phải phát biểu vì đó là Quyền và Nghĩa vụ:

Mọi nhân viên đều được ban điều hành tạo điều kiện hết mức có thể trong việc bày tỏ quan điểm hay ý tưởng có tính xây dựng và cải thiện giá trị của công ty từ những nhiệm vụ thường nhật cho tới những cuộc họp lớn. Điều này tạo cho nhân viên cảm giác được cống hiến và hiểu việc mình đang làm, giảm bớt gánh nặng cho người quản lý phải giám sát hay đốc thúc, đồng thời góp phần lớn vào thành công của quá trình quản lý chất lượng. Bên cạnh đó, trong nguyên tắc Kaizen kể trên, sự cải tiến của người Nhật đa phần đến từ Gemba hay “nơi thực sự”, có thể hiểu là nơi mà giá trị gia tăng được tạo ra. Vậy nên những người công nhân làm việc trên dây chuyền hay những nhân viên sales mới thực sự nắm bắt được các vấn đề phát sinh từ đâu chứ không phải tại bàn làm việc chồng chất giấy tờ của ban quản trị. 

2. Luôn phải chuyển hóa nhận thức vấn đề từ giải pháp trên giấy thành hành động:

Khi có bất cứ vấn đề nào phát sinh trong quá trình làm việc, nhân viên phải lập tức được đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Nếu bản thân có thể tự giải quyết thì phác họa ra phương án giải quyết còn nếu không thì tư duy xem cấp trên mình cần báo cáo và làm việc cùng là ai. Cái quan trọng nhất là phải biến những suy nghĩ đó thành hành động, hành động sao cho nhanh, cho đúng và phải luôn trong tầm kiểm soát của chính mình. Nếu chỉ dừng lại ở phát hiện vấn đề thì cũng chẳng mang ý nghĩa gì cho công ty.

Nguyên tắc dành cho Nhân viên
 

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 
Ban đào tạo doanh nghiệp BC - Viện VJCC
Hà Nội, 27/05/2022