Các bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

I. Kế hoạch sản xuất là gì?

1. Khái niệm về kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất là tổng hợp các hoạt động lên ý tưởng, tạo lập, xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh cho một dự án sản xuất của doanh nghiệp. Từ kế hoạch sản xuất này, doanh nghiệp sẽ biết được quy trình sản xuất sản phẩm cần diễn ra như thế nào từ khâu cung ứng đầu vào cho đến khâu dịch vụ khách hàng cuối cùng. 

2. Lập kế hoạch sản xuất giúp ích gì cho doanh nghiệp?

Việc có một kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh và chi tiết giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong nhiều phương diện: 

• Giúp doanh nghiệp tiến hàng và duy trì hoạt động sản xuất một cách thuận lợi.

• Tối thiểu hoá chi phí nhờ xác định được đầu vào, đầu ra cụ thể.

• Giúp doanh nghiệp tối đa hoá năng suất sản xuất nhờ tận dụng hiệu quả các nguồn lực.

• Giúp doanh nghiệp hạn chế tối đã lãng phí trong sản xuất nhờ lê kế hoạch cụ thể phương hướng sản xuất cũng như kế hoạch sử dụng nguồn lực.

II. 6 bước trong quy trình quản lý sản xuất của doanh nghiệp

1. Kiểm tra, đánh giá năng lực sản xuất của doanh nghiệp

Việc kiểm tra đánh giá năng lực sản xuất thường xuyên là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp linh hoạt và chủ động hơn trong việc lên kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm ra thị trường. 

2. Lên kế hoạch sử dụng nguồn lực

Dựa vào kết quả kiểm tra, đánh giá năng lực sản xuất cũng như điều tra thị trường, doanh nghiệp cần lên kế hoạch để có thể mua bán cũng như sử dụng nguồn lực đầu vào một cách tốt nhất, từ đó có sự chủ động trong việc quản lý kho và cung ứng ra thị trường. 

3. Quản lý trong sản xuất

Quản lý trong khi sản xuất cũng là một khâu vô cùng quan trọng, mang tính quyết định đến cả quá trình sản xuất. Doanh nghiệp cần có phương án quản lý chặt chẽ mọi khâu sản xuất từ máy móc, thiết bị cho đến nhân công để hạn chế rủi ro, sai sót dẫn đến lãng phí. 

4. Quản lý, đánh giá chất lượng thành phẩm

Sau khi sản xuất, việc đánh giá chất lượng rất cần thiết nhằm kiểm tra lại kết quả của quá trình sản xuất, hạn chế sản phẩm lỗi từ đó tăng năng lực cạnh tranh cũng như uy tín của doanh nghiệp. Chỉ cần có một sản phẩm lỗi, doanh nghiệp sẽ mất đi rất nhiều sự tín nhiệm từ khách hàng trên thị trường. 

5. Định giá 

Đây là một bước bắt buộc trong tổng thể quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Việc định giá cần phải dựa trên chi phí đầu vào, chi phí sản xuất, hao mòn máy móc, chi phí cho lao động, cùng với đó là dựa trên xu hướng giá cả trên thị trường và các đối thủ cạnh tranh. 

6. Quản lý dịch vụ hậu sản xuất

Các dịch vụ hậu sản xuất được thực hiện tốt sẽ giúp ưu thế cạnh tranh và giá trị của doanh nghiệp tăng lên đáng kể. Các dịch vụ như bảo hành, giao hàng, chăm sóc khách hàng… cần được thực hiện cẩn thận. 

III. Các bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

1. Xác định sản phẩm cần sản xuất

Bước đầu tiên trong việc lập một kế hoạch sản xuất chính là xác định đúng sản phẩm cần sản xuất về mặt số lượng, chất lượng đầu ra để phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, thị hiếu của người tiêu dùng hoặc yêu cầu của khách hàng. Việc xác định sai sản phẩm sẽ dẫn đến hàng loạt những sai sót sau này trong cả quy trình sản xuất. 

2. Lên danh sách các khâu cần làm trong quy trình sản xuất

Sau khi xác định được sản phẩm cần sản xuất một cách chính xác thì bước tiếp theo chính là lên danh sách các khâu cần thực hiện trong quy trình sản xuất tổng thể. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và cẩn thận từ việc tìm nguồn cung ứng, đàm phán giá cả, vận chuyển nguyên vật liệu đến sản xuất ra thành phẩm, lưu kho, quản lý kho vận và dịch vụ hậu sản xuất… Việc lên danh sách như thế này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đầu mục công việc và giảm thiểu những rủi ro thiếu sót hoặc nhầm lẫn. 

3. Đưa ra các mục tiêu cần đạt được tương ứng với từng khâu sản xuất

Khi lập kế hoạch sản xuất, chỉ đề ra các khâu sản xuất là chưa đủ mà doanh nghiệp cần đề ra mục tiêu cần hoặc muốn đạt được tương ứng với mỗi khâu sản xuất. Việc này giúp doanh nghiệp biết được phương hướng quản lý và thực hiện, đánh giá từng khâu sản xuất xem đã phù hợp với mục tiêu đề ra hay chưa, cần cải thiện hay phát huy những gì…

4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc cũng không kém phần quan trọng, nhất là trong bối cảnh khó khăn như dịch bệnh, thiên tai, khủng hoảng… thì không phải công việc nào trong quy trình sản xuất cũng có thể được thực hiện đúng quy trình. Chính vì thế, việc ưu tiên công việc nào trước cũng giúp doanh nghiệp giảm thời gian sản xuất và tận dụng lợi thế trên thị trường. 

5. Thực hiện, kiểm tra, đánh giá kế hoạch

Sau khi kế hoạch được thực hiện, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra đánh giá tổng thể kế hoạch để biết được liệu quy trình sản xuất có đạt được các mục tiêu đề ra trước đó hay không, cần thay đổi và tiếp tục phát huy yếu tố nào cho những kế hoạch sản xuất phía sau. Chính bởi vì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra liên tiếp không ngừng, nên doanh nghiệp cần tận dụng những thành công và kể cả những sai sót từ những kế hoạch phía trước để giúp các kế hoạch sau này hoàn chỉnh hơn.