HORENSO & PDCA: TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ LẬP KẾ HOẠCH

PDCA và HORENSO là hai bộ kĩ năng cơ bản nhất mà một tổ chức nên có để đảm bảo nguồn thông tin nội bộ luôn được luân chuyển kịp thời và mọi mục tiêu mà ban lãnh đạo đề ra đều có thể thực thi. Khái niệm cũng như mối quan hệ của hai nguyên tắc này là phần kiến thức được ThS. Trần Thị Kiều Minh của Viện VJCC truyền tải tới các doanh nghiệp trong những buổi học Inhouse. Việc HORENSO được áp dụng liên tục trong quá trình phối hợp giữa các cá nhân và các phòng ban đóng vai trò mật thiết tới việc xúc tiến quá trình đạt được mục tiêu trong kế hoạch đã đề ra dựa trên PDCA.

HORENSO

HORENSO là tổng hợp những kỹ năng giao tiếp cơ bản và vô cùng quan trọng trong công việc hàng ngày bao gồm BÁO CÁO – LIÊN LẠC – BÀN BẠC. Nếu coi công ty là một cơ thể sống thì HORENSO chính là huyết mạch của công ty vận chuyển nguồn thông tin quý giá, trong đó Giao tiếp nằm trong mối quan hệ với Cấp trên và Khách hàng hoặc Đối tác; còn Giao tiếp ngang phản ánh quá trình trao đổi giữa Đồng nghiệp cũng như các Bộ phận liên quan

1. Báo cáo là việc thông báo kết quả và tiến trình đối với chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên, đồng thời đưa ra giải pháp cho những thông báo mang tính tiêu cực
– Tôn trọng sự thật
– Trình tự:
+ Kết luận nêu trước
+ Căn cứ/lý do/ thực tế nếu sau
– Đúng thời điểm
+ Khi hoàn tất công việc
+ Báo cáo giữa kỳ: tiến độ, kết quả
+ Khi có thông tin mới, phát kiến mới…
+ Khi phát sinh sự cố

2. Liên lạc là truyền đạt thông tin cho những người liên quan và cần biết thông tin ấy sớm nhất.
– Truyền đạt chính xác
– Giao tiếp thấu hiểu
+ Thấu hiểu suy nghĩ của đối phương
+ Dù tốt/xấu thế nào thì cũng vẫn giữ liên lạc
+ Cảm ơn và xin lỗi chân thành
– Lựa chọn ngôn ngữ, phương thức phù hợp

3. Bàn bạc hay tham vấn là hỏi xin ý kiến hay lời khuyên từ cấp trên và những người liên quan trong khi thực hiện công việc hoặc trước khi ra quyết định.
– Đúng thời điểm
+ Khi phân vân
+ Khi không tự quyết định
+ Phù hợp với người được tham vấn
– Chuẩn bị trước các phương án/đề xuất
– Không lo lắng và giải quyết công việc 1 mình
+ Không để rơi vào tình thế cấp trên trở tay không kịp
+ Không giấu giếm hay nói dối
+ Không tự ý nghĩ rằng cấp trên sẽ quyết định như thế này

Bởi vậy nhiệm vụ hàng đầu của mọi tổ chức theo đuổi phong cách làm việc Nhật bản là phải xây dựng văn hóa HORENSO. Bắt đầu từ việc Đào tạo phổ cập giúp cho tất cả mọi người từ nhân viên cho tới cấp quản lý để hiểu rõ HORENSO là gì và vai trò của nguyên tắc này trong tổ chức. Sau đó mỗi cá nhân phải chuẩn bị cho bản thân một tâm thế chủ động trong việc thực hiện tốt HORENSO trong quá trình luân chuyển thông tin nội bộ. Không những thế còn cần lan tỏa tinh thần tích cực này tới khách hàng và đối tác của công ty. Trong quá trình áp dụng HORENSO, ban lãnh đạo cần phải yêu cầu bộ phận Nhân sự xây dựng hệ thống quy tắc thực hiện HORENSO, dựa vào đó từng phòng ban sẽ lên ý tưởng cho sơ đồ giao tiếp và quy tắc thực hiện của riêng phòng ban đó. Bên cạnh việc trao đổi trực tiếp thì hoàn toàn có thể và cần làm chủ được các công cụ liên lạc như email, SNS hay  phần mềm giao tiếp sao cho không xảy ra tình trạng bị miss thông tin.
PDCA

PDCA là một trong những Chu trình quản lý khá phổ biến hiện nay. Chu trình quản lý hay Management Cycle là một khung khái quát các công việc quản lý, đó là "lập kế hoạch, thực hiện và cải tiến lặp liên tục nhằm giúp một tổ chức/hoạt động kinh doanh đạt được mục tiêu. Bên cạnh PDCA còn có các biến thể khác được sinh ra để tương thích với văn hóa của từng tổ chức chẳng hạn như Chu trình OODA, CAPD, PDR, …

Bước đầu tiên tương ứng với chữ P (Plan): Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA bởi “nếu bạn thất bại trong việc lập kế hoạch thì tức là bạn đang lập kế hoạch cho việc thất bại”. Việc hoạch định đầy đủ và chính xác sẽ góp phần định hướng tốt các hoạt động tiếp theo. Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi thực hiện. Ở bước này, mỗi cá nhân được khuyến khích xây dựng được cho mình được một mục tiêu SMART, tức là mục tiêu đó phải cụ thể (Specific), phải đo lường được (Measurable), phải đánh giá được tính khả thi (Achievable), phải thực tế (Realistic) và cuối cùng phải hạn định sẽ thực hiện mục tiêu đó trong bao lâu (Time bound).
Tiếp đến là chữ D hay Do - Giai đoạn thực hiện những hạng mục trong kế hoạch thông qua các hoạt động, các phương tiện, công cụ nhằm duy trì chất lượng đầu ra của kế hoạch.

Chữ thứ ba là C (Check) - Kiểm tra. Giai đoạn "Check" nhằm đảm bảo các hạng mục trong kế hoạch được thực hiện như mục tiêu kỳ vọng bằng cách theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những lỗi phát sinh hay bất thường. Mục đích của giai đoạn kiểm tra này còn là phát hiện ra những nguyên nhân và cố gắng ngăn chặn kịp thời để không để lại hậu quả nghiêm trọng cho công ty.

Sau khi đã phát hiện ra vấn đề, nếu để nguyên tình trạng đó thì không đem lại bất cứ giá trị nào cho tổ chức, bởi vậy đòi hỏi phải đi thẳng tới ngay Action - Điều chỉnh. Điều chỉnh các hoạt động trong hạng mục kế hoạch, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những cải tiến.Các hoạt động trong giai đoạn này góp phần phát triển thêm các ý tưởng, các hạng mục và mục tiêu mới trong giai đoạn Lập kế hoạch ở chu trình tiếp theo



Thế nhưng chúng ta đều hiểu rõ một điều là một tổ chức không ngừng thay đổi, kéo theo những vấn đề mới cũng phát sinh và yêu cầu tổ chức luôn luôn nêu cao tinh thần áp dụng PDCA vào quá trình giải quyết vấn đề. Những người chủ doanh nghiệp có năng lực phải là những người vận dụng được phương pháp quay vòng PDCA nhanh chóng, sử dụng nó với tốc độ nhanh nhất và tạo ra kết quả tối đa nhằm đưa tập thể trở thành một trong những công ty dẫn đầu thị trường.