Thúc đẩy sự sáng tạo trong phát triển phần mềm với phương pháp Kaizen

Bài học rút ra chính:

• Việc áp dụng phương pháp Kaizen là một cách đã được chứng để thúc đẩy các nhóm phát triển phần mềm là những người đổi mới, không chỉ là những người thực hiện.

• Tư duy Kaizen khuyến khích những người phát triển kết hợp các kỹ năng kỹ thuật với tư duy sáng tạo.

• Có ba mô hình của phương pháp của phương pháp Kaizen để áp dụng cho quá trình phát triển phần mềm: phản ứng, chủ động và đổi mới.

• Những người tham gia thực hiện phương pháp Kaizen tại tổ chức của họ vững nhận thấy những lợi ích cá nhân đáng kể.

• Việc thực hiện phương pháp Kaizen yêu cầu phải lập kế hoạch cẩn thận, đào tạo và liên tục nuôi dưỡng để tạo ra kết quả.

Các nhà phát triển phần mềm là người thiên về não phải hay trái? Logic sẽ giả sử rằng phần não trái, mà các nhà khoa học thần kinh cho chúng ta biết nó được kết nối với những suy nghĩ khách quan, định lượng của một người, rất có thể sẽ góp phần vào khả năng viết mã tốt.

Nhưng phát triển phần mềm không chỉ là một công việc kỹ thuật. Quá trình này đòi hỏi nguồn cảm hứng để giải quyết các vấn đề phức tạp bằng cách áp dụng kiến thức chuyên ngành.

Các tổ chức nuôi dưỡng các hoạt động nhằm kích thích phần não phải - vốn được cho là tập trung nhiều hơn vào cảm xúc, nghệ thuật và sự sáng tạo - có nhiều khả năng khuyến khích các nhóm phát triển phần mềm là những người đổi mới, chứ không chỉ là những người thực hiện.

Vậy làm cách nào để các tổ chức phát triển phần mềm có thể giúp các thành viên trong nhóm phát triển phần mềm của họ gắn kết cả hai bên não bộ của họ? Tại SenecaGlobal, chúng tôi đã áp dụng phương pháp Kaizen như một cách có chủ đích để khuyến khích và khen thưởng các lập trình viên vì đã suy nghĩ vượt ra khỏi nhiệm vụ đang làm và tạo ra các giải pháp có tác động sâu rộng.

Phương pháp Kaizen là gì?

Phương pháp Kaizen tạo ra những cải tiến liên tục bằng cách thực hiện những thay đổi tích cực liên tục. Theo thời gian, những cải tiến nhỏ, dần dần này có thể tạo ra kết quả đáng kể. Từ lâu, nó đã trở thành nguyên tắc chính của các phương pháp sản xuất tinh gọn.

Trong tiếng Anh, từ "kaizen" có nghĩa là thay đổi để tốt hơn (kai = thay đổi, zen = tốt). Triết lý này lần đầu tiên được giới thiệu tại Toyota ở Nhật Bản sau Thế chiến thứ hai. Nhà sản xuất ô tô đã hình thành các vòng tròn chất lượng - các nhóm công nhân thực hiện các công việc tương tự - trong quá trình sản xuất của mình. Các nhóm họp mặt thường xuyên để xác định và xem xét các vấn đề liên quan đến công việc, phân tích tình hình và đưa ra các đề xuất cải tiến.

Masaaki Imai đã phổ biến khái niệm Kaizen trong hai cuốn sách về quản lý quy trình kinh doanh và thông qua Tập đoàn Tư vấn Viện Kaizen (KICG), được thành lập vào năm 1985 để giúp các công ty phương Tây áp dụng các nguyên tắc.

Mười nguyên tắc của triết lý Kaizen là:

1. Hãy bỏ đi những giả định.

2. Chủ động trong việc giải quyết vấn đề.

3. Không chấp nhận hiện trạng.

4. Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo và có một thái độ lặp đi lặp lại, thích ứng sự thay đổi.

5. Tìm kiếm giải pháp khi bạn phát hiện ra sai lầm.

6. Tạo một môi trường mà mọi người đều cảm thấy được trao quyền để đóng góp.

7. Đừng chấp nhận vấn đề hiển nhiên; thay vào đó, hãy hỏi "tại sao" năm lần để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

8. Lựa chọn thông tin và ý kiến từ nhiều người.

9. Sử dụng sự sáng tạo để tìm ra những cải tiến nhỏ với chi phí thấp.

10. Không ngừng cải thiện.

Việc áp dụng phương pháp Kaizen rất linh hoạt và có thể dưới nhiều hình thức tùy thuộc vào quy mô của một tổ chức và văn hóa của tổ chức đó. Vì các thành viên trong nhóm khởi xướng các cơ hội cải tiến ở tất cả các cấp, nên nó đòi hỏi một khuôn khổ quản lý tập trung vào việc trao quyền cho tất cả mọi người để góp phần vào chuyển đổi tích cực so với cách tiếp cận từ trên xuống.

Các tổ chức thực hiện thành công phương pháp Kaizen thường tuân theo một lộ trình đan xen để phát hiện ra các cơ hội cải tiến và thực hiện những thay đổi tích cực.

Áp dụng phương pháp Kaizen vào phát triển phần mềm, nghiên cứu của SenecaGlobal

SenecaGlobal quyết định áp dụng phương pháp Kaizen để giúp xây dựng văn hóa học hỏi, hội nhập và đổi mới liên tục cho cả nhân viên và khách hàng.

Chúng tôi đã thiết kế ba mô hình của phương pháp Kaizen để áp dụng cho quá trình phát triển phần mềm: phản ứng, chủ động và đổi mới. Cả ba phương pháp đều nhằm mục đích tạo ra mã không có lỗi và / hoặc quy trình công việc (luồng) vượt quá mong đợi của khách hàng.

1. Mô hình phản ứng Kaizen tìm cách khắc phục các vấn đề ban đầu được xác định trong quá trình phát triển phần mềm, chẳng hạn như các mục tiêu lỗi không được đáp ứng hoặc sự kém hiệu quả trong thời gian chu kỳ.

Ví dụ, bằng cách áp dụng các nguyên tắc Kaizen, một cộng sự tại SenecaGlobal, đã xác định rằng bản tóm tắt thiết kế tiêu chuẩn được sử dụng để ra mắt các sản phẩm hoặc tính năng mới là quá phức tạp đối với khách hàng. Kết quả của khám phá này, nhóm của chúng tôi đã có thể phát triển một công cụ tạo mẫu sáng tạo cho phép các kỹ sư phần mềm giải thích quy trình thiết kế end-to-end đơn giản hơn.

Công cụ đã được chứng minh là có giá trị, thúc đẩy các dấu hiệu thiết kế giải pháp lên 100%, giúp giảm 40% thời gian phát triển và xác định trước các yêu cầu bảo mật. SenecaGlobal hiện sử dụng công cụ này cho hầu hết các giao dịch của khách hàng cũng như các dự án nội bộ.

2. Mô hình chủ động Kaizen tìm kiếm các cách để cải thiện hiệu suất tiêu chuẩn, chẳng hạn như vượt mục tiêu về sự hài lòng của khách hàng hoặc chủ động cải thiện kỹ năng để đón đầu các yêu cầu của sản phẩm.

Bằng cách áp dụng mô hình chủ động Kaizen, SenecaGlobal gần đây đã khởi xướng một quy trình đổi mới để cải thiện tỷ lệ thanh toán cho một khách hàng chính bằng cách triển khai các phương pháp linh hoạt và thực hiện đánh giá rủi ro thường xuyên cho các mốc thời gian giao hàng. Là một phần của khám phá, các nhà phát triển đã phát hiện ra một cách để loại bỏ sự cần thiết của giải pháp phần mềm của bên thứ ba để giải mã / mã hóa các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Chúng tôi cũng triển khai một trang tổng quan cho khách hàng để theo dõi và phân tích dữ liệu lô hàng, giúp khách hàng có thể nộp đơn xin các chính phủ nước ngoài miễn thuế bổ sung thông qua quy trình giải quyết.

3. Mô hình đổi mới Kaizen là việc hình thành và thực hiện các ý tưởng sáng tạo như phát triển một giải pháp hoặc cung cấp dịch vụ mới, áp dụng các công cụ và công nghệ mới và tạo ra một sản phẩm làm việc mới.

Ví dụ: bằng cách tuân theo phương pháp Kaizen, một cộng sự của SenecaGlobal đã phân tích quy trình mà một khách hàng sử dụng để phân bổ các đơn đặt hàng lớn cho việc vận chuyển bằng xe tải. Ông nhận ra rằng có cơ hội để chia số lượng đặt hàng chính xác hơn thành các đơn đặt hàng dựa trên khả năng thực tế của xe tải để chứa sản phẩm. Quy trình hiện tại kém chính xác dẫn đến lãng phí thời gian và nhân lực trong bộ phận kho hàng và mua hàng. Giải pháp mới đã tăng chỉ số hiệu quả của khách hàng lên 50%.

Quá trình đổi mới và cải tiến

Để triển khai các phương pháp phản ứng, chủ động và đổi mới của phương pháp Kaizen, các nhóm phát triển phần mềm tuân theo quy trình cải tiến và đổi mới gồm tám bước, có sự khác biệt nhỏ giữa ba loại.

Nghĩ xa hơn các dự án kỹ thuật

Cuối cùng, mục tiêu của phương pháp Kaizen là cải thiện năng suất và chất lượng đồng thời thúc đẩy những thay đổi tích cực đối với việc kiểm soát chi phí, tinh thần và an toàn của nhân viên. Song song với các sáng kiến Kaizen trong quy trình phát triển phần mềm, sẽ rất hữu ích khi thu hút sự tham gia của các bộ phận hỗ trợ để khám phá ra các cải tiến hoạt động. Bằng cách đó, toàn bộ tổ chức tập trung vào việc nhận ra và thực hiện các thay đổi do nhân viên định hướng nhằm cải thiện tinh thần đồng đội, dịch vụ khách hàng và sự xuất sắc của sản phẩm.

Các nhóm đa chức năng bao gồm các nhân viên kỹ thuật và phi kỹ thuật tạo cơ hội cho mọi người phát triển các kỹ năng mới và xác định cách thức cải tiến có thể được thực hiện trong toàn công ty hoặc tăng cường các hoạt động đã được thiết lập khác. Ví dụ, tại SenecaGlobal, chúng tôi có một ủy ban Kaizen họp hàng tháng để chia sẻ ý kiến, đánh giá sự tiến bộ và xác định các giải thưởng công nhận nhân viên.

Lợi ích cho người tham gia

Ngoài việc giúp tổ chức tài trợ cải thiện các quy trình của mình, tư duy Kaizen có thể mang lại lợi ích cá nhân cho những người tham gia bằng cách tạo ra một khuôn khổ để:

• Nâng cao bộ kỹ năng vận hành kinh doanh và kỹ thuật

• Công nhận và khen thưởng cho những giải quyết vấn đề sáng tạo

• Hãy mạo hiểm mà không sợ thất bại

• Cộng tác và kết nối với các đồng nghiệp bên ngoài các nhóm dự án

• Phát triển các giải pháp hoặc dịch vụ mới có thể được thực hiện trong toàn tổ chức

Tại SenecaGlobal, chúng tôi đã thấy các cộng sự của mình được hưởng lợi bằng cách hiểu rõ hơn về cách các đóng góp của cá nhân họ tạo nên những cải tiến tác động tích cực đến công ty và khách hàng của chúng tôi.

Mẹo để triển khai các chương trình Kaizen thành công

Tư duy Kaizen không xảy ra tự nhiên. Từ kinh nghiệm của chúng tôi tại SenecaGlobal, chúng tôi biết rằng nó đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, đào tạo và nuôi dưỡng liên tục để tạo ra kết quả. Để đảm bảo thành công, các nhóm phát triển phần mềm cần phải có chủ đích về cách họ trau dồi tư duy Kaizen.

1. Tạo một nhóm Kaizen cốt lõi với đại diện từ nhiều bộ phận (ví dụ: quản lý cấp cao, phát triển và phân phối sản phẩm, chất lượng và nguồn nhân lực) để quản lý nỗ lực và thúc đẩy việc áp dụng các quy trình, mẫu và công cụ chính thức. Tại SenecaGlobal, chúng tôi thấy rằng đội ngũ này giúp chúng tôi luôn đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu của mình.

2. Phát triển và tiến hành đào tạo liên tục để các thành viên trong nhóm hiểu cách thực hiện phương pháp Kaizen và đặt ra kỳ vọng về cách áp dụng tư duy cho vai trò của họ. Đội ngũ của chúng tôi tiến hành đào tạo và hội thảo một cách thường xuyên.

3. Tổ chức các phiên họp hàng quý, nơi các thành viên trong nhóm chia sẻ những bài học và câu chuyện thành công. Covid-19 đã thúc đẩy các cuộc họp của chúng tôi trực tuyến. Khi chúng tôi có thể gặp lại trực tiếp, chúng tôi muốn chia sẻ những hiểu biết sâu sắc trong bữa trưa. Chúng tôi thường tạo ra các sự kiện và cuộc thi cho các cộng sự để kích thích các ý tưởng cải tiến hơn nữa. Điều đó cũng hữu ích khi tạo video mà các cộng sự có thể đánh giá khi nào họ cần làm mới hoặc đang tìm kiếm cảm hứng.

4. Phát triển một chương trình khen thưởng và ghi nhận nhằm khuyến khích các thành viên trong nhóm khám phá những ý tưởng mới bên ngoài các nhiệm vụ thông thường. SenecaGlobal trao giải thưởng Kaizen sáu tháng một lần và trao giải thưởng ghi nhận ngay lập tức cho những thành tích xuất sắc của cá nhân và nhóm.

5. Theo dõi và đo lường các kế hoạch hành động dựa trên những khám phá được phát hiện thông qua phương pháp Kaizen để xác nhận trước khi triển khai trên toàn công ty. Chúng tôi nhận thấy rằng việc áp dụng các quy trình, mẫu, công cụ và thước đo Kaizen được tiêu chuẩn hóa sẽ đơn giản hóa quá trình đánh giá các kế hoạch hành động trong quá trình phát triển và sau khi chúng đã được thực hiện.

6. Yêu cầu khách hàng (nội bộ và bên ngoài) cung cấp phản hồi về trọng tâm của nhóm vào đổi mới và cải tiến liên tục. Chúng tôi yêu cầu phản hồi trong các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của khách hàng và làm việc trên những đầu vào này, do đó, gia tăng giá trị ngoài việc giao nhiệm vụ.

Nền văn hóa của sự sáng tạo

Áp dụng tư duy Kaizen để phát triển phần mềm là cơ hội để thể hiện cam kết của công ty bạn đối với văn hóa sáng tạo. Phương pháp này giúp các kỹ sư và nhà phát triển khai thác cả hai bên não của họ để khám phá các giải pháp sáng tạo.

Đào tạo và hỗ trợ liên tục cho chương trình giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ về thời điểm và cách thức áp dụng các biện pháp cải tiến chủ động, phản ứng và sáng tạo. Tại SenecaGlobal, toàn bộ tổ chức của chúng tôi biết rằng họ có quyền tự do chấp nhận rủi ro, thử những điều mới và được công nhận vì những khám phá của họ.

Về tác giả

Sarma Manthravadi là phó chủ tịch cấp cao phụ trách hoạt động của SenecaGlobal, một công ty phát triển phần mềm, dịch vụ đám mây và cố vấn kỹ thuật. Với vai trò này, ông quản lý các hoạt động dịch vụ nội bộ ở Hyderabad, Ấn Độ, bao gồm nguồn nhân lực, đào tạo, quản trị, dịch vụ CNTT nội bộ, chất lượng và bảo mật thông tin. Manthravadi có hơn 30 năm kinh nghiệm lãnh đạo và quản lý trong lĩnh vực CNTT, dẫn dắt thành công sự phát triển của tổ chức bằng mô hình lấy khách hàng làm trung tâm.

(VJCC Tp.HCM biên dịch từ InfoQ)