1) KPI là gì?

KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân. Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

2) Vai trò của KPI:

 KPI là công cụ quản lý rất đắc lực dành cho nhà quản trị để hoàn thành vai trò của mình. Với 4 vai trò chính là: (1) vai trò kết nối, (2) vai trò định hướng, (3) vai trò đo lường, đánh giá, (4) vai trò điều chỉnh, KPI giúp nhà quản trị thực thi đầy đủ 4 chức năng của mình là hoạch đinh, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. 

1. Vai trò kết nối 

- KPI kết nối các mục tiêu: giữa mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu trung hạn, dài hạn của doanh nghiệp; giữa các mục tiêu định lượng và định tính; giữa các mục tiêu tăng trưởng và mục tiêu phát triển bền vững - KPI kết nối chiến lược kinh doanh với chiến lược lãnh đạo nhân sự để hoàn thành các chỉ tiêu đề ra. - Ngoài ra, KPI còn đóng vai trò kết nối các mảng chức năng, các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp. Ví dụ, KPI của bộ phận nhân sự được xây dựng tương thích với các bộ phận tham gia vào hoạt động nhân sự và góp phần đảm bảo hiệu suất cho bộ phận này . 

2. Vai trò định hướng 

Từ “Key” trong KPI thể hiện vai trò định hướng hoat động và nỗ lực cá nhân, bộ phận. Trong mỗi giai đoạn hay chu kì kinh doanh, doanh nghiệp sẽ cần đưa ra các chỉ số đo lường hiệu suất quan trọng/chính mà mình muốn đạt được. Từ đó, KPI sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn các ưu tiên trong từng giai đoạn Thực tế, mỗi doanh nghiệp thường có rất nhiều mục tiêu hoặc với một số ít mục tiêu chung của công ty thì có thể phân tách thành rất nhiều mục tiêu theo các chức năng hoạt động của các đơn vị bộ phận và theo vị trí công việc của từng cá nhân. KPI sẽ giúp các đơn vị hay cá nhân tập trung vào các nhiệm vụ, chức năng chủ yếu, được công ty yêu cầu hay đề cao, tránh tình trạng sa đà vào các mục tiêu thứ yếu.

3. Vai trò đo lường, đánh giá mức độ hoàn thành 

- KPI định lượng các kết quả cần đạt được và phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp khi thực hiện. Vì thế khi ứng dụng KPI, mức độ hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu cá nhân/bộ phận/đơn vị cũng được nhìn nhận rõ ràng, cụ thể và chính xác hơn. Từ đó, làm cơ sở cho việc khen thưởng, kỉ luật.

 - KPI cụ thể hóa các kết quả cần đạt được theo từng công đoạn, từ đó cho phép triển khai hiệu quả việc ứng dụng KPI vào quản trị theo mục tiêu và quản trị theo quy trình.

4. Vai trò điều chỉnh các hoạt động 

- Ứng dụng KPI luôn đi liền với quá trình xác định- đàm phán- giao KPI, đánh giá mức độ hoàn thành và từ đó điều chỉnh KPI. Việc điều chỉnh về KPI cho phù hợp với tình hình thực tế sẽ dẫn đến các điều chỉnh về nguồn lực, quyền hạn, nghĩa vụ và quyền lợi của các cá nhân, đơn vị cũng được thực hiện. - Đồng thời, khi KPI có thể cho bạn nhìn thấy trước được kết quả thì các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn

3) Một số nguyên nhân chưa thành công KPI tại doanh nghiệp hiện nay. 

- Hiện nay, KPI được xem là một trong những công cụ quản trị chiến lược hiệu quả của nhiều tập đoàn đa quốc gia. Ra đời từ những năm 80 của thế kỷ XX, nhưng KPI mới chỉ thật sự rầm rộ tại Việt Nam trong khoảng 3 năm trở lại đây. Mặc dù vậy rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tự xây dựng hoặc thuê tư vấn bên ngoài đã xây dựng KPI vận hành trong doanh nghiệp mình, sự thịnh hành “độ nóng” của KPI đến mức hễ cứ nhắc đến đánh giá là người ta sẽ mong muốn xây dựng KPI. Tuy nhiên số doanh nghiệp thành công khi sử dụng KPI lại rất ít, vậy đâu là nguyên nhân chính, qua nghiên cứu từ lý luận và thực tiễn một số lý do có thể đúc kết như sau: 

1. Khi đề cập đến KPI, hầu hết các doanh nghiệp chỉ hiểu KPI là công cụ đánh giá đơn thuần, với mục đích là xác lập và đo lường kết quả thực hiện của nhân viên vào cuối kỳ đánh giá, trong khi bản chất của KPI là một công cụ quản trị chiến lược từ việc xác lập mục tiêu – theo dõi quá trình thực hiện – cảnh báo hiệu suất để cải tiến – điều chỉnh mục tiêu kịp thời. Do đó nếu hiểu KPI đơn thuần chỉ là mục tiêu cuối cùng thì hệ thống đánh giá sẽ được hiểu là MBO chứ không còn là KPI nữa, và xem như thất bại. Một ví dụ minh họa cho xác lập mục tiêu của đơn thuần “Trong năm nay Phòng Kinh doanh thương mại bằng mọi giá cần tăng 20% doanh thu so với cùng kỳ năm ngoái”. Rõ ràng khi nhìn vào chỉ tiêu này doanh nghiệp sẽ không quan tâm đền việc doanh thu đó từ khách hàng nào, trong một năm như vậy thì giá trị gia tăng sẽ nằm ở tháng nào, có cần mở rộng thị trường hay không, các quy trình làm việc có cần thay đổi, nguồn nhân lực cần những yêu cầu gì?... Khi sử dụng chỉ tiêu trên, công ty đã quá cứng nhắc trong tầm chiến lược về phân tích khách hàng, thị trường, cũng như đảm bảo tính bền vững trong phát triển. 

2. Khi xây dựng KPI với quá nhiều quy trình chuẩn hóa trong thẻ điểm cân bằng, xác lập rất chặt chẽ quy trình giữa các đơn vị và cá nhân, trong khi lại không chú trọng xác lập hệ thống mục tiêu của các quy trình đó, hay kết quả của các quy trình đó không lượng hóa được. Và đến khi đến cuối kỳ của quy trình không đo lường đánh giá được kết quả của nhân viên cũng như tổ chức đã đạt được là gì? Với cách thức xây dựng hệ thống KPI như trên, hệ thống đánh giá sẽ giống như hệ thống đánh giá theo MBP, và như thế sai lệch so với mục tiêu ban đầu của Doanh nghiệp về KPI, coi như là không thành công. 

3. Hệ thống khi triển khai chưa có được sự nhất quán, tạo thành một văn hóa “Just do it – hãy làm ngay”. Thiếu đi khí thế động lực là do sự truyền đạt của người triển khai chưa có chất “lửa” trong dự án, chưa làm cho người lao động nhận thức đúng về KPI, lý do có thể do chưa được sự đồng thuận của đội ngũ quản lý. Với nguyên nhân này, người lao động xem KPI như một công cụ của quản lý giám sát mình chứ không phải công cụ để bản thân mình theo dõi kết quả của chính mình để cải tiến, điều này dẫn tới các hệ lụy của cả hệ thống. Mà lý do có thể là khi xây dựng các mục tiêu, người triển khai đã thiếu những văn bản hướng dẫn, hoặc do năng lực của đội ngũ quản lý yếu trong việc đo lường và khích lệ tinh thần người lao động cùng thực hiện. Biều hiện rõ nhất là khi công ty luôn tự hào rằng “công ty tôi đang áp dụng đánh giá theo KPI” nhưng nghịch cảnh là khi hỏi một nhân viên bất kỳ thì nhận được câu trả lời “ah, cũng được nghe nói và hướng dẫn xác lập mục tiêu mà tôi cũng chẳng hiểu gì, viết đại thôi”. Trong khi câu trả lời được xem là hoàn hảo “Vâng, công ty tôi mới áp dụng KPI được một thời gian, nhưng tôi thấy hiệu quả rất tốt, bởi vì tôi được hướng dẫn viết ra các mục tiêu mình cần phải làm, và tôi sẽ tự giám sát kết quả đó. Khi một kết quả không đạt được như mục tiêu, tôi sẽ cùng cấp trên bàn bạc tìm ra đựơc nguyên nhân và cải tiến ngay trong kỳ sắp tới để khắc phục cũng như nỗ lực hơn để hoàn thành chỉ tiêu trước đó không hoàn thành” - Chỉ có 25% nhà quản lý điều hành có cách khích lệ nối kết với chiến lược công ty.

4. Sự thiếu sự quyết tâm của Lãnh đạo công ty, mà lý do là vì khi có định hướng xây dựng KPI người Lãnh đạo chưa được tham mưu để hiểu đúng các yêu cầu khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp mình, mà xem việc triển khai KPI giống như là cách tạo lớp vỏ “công ty tôi cũng quản trị theo KPI” đó, dẫn tới sự quyết tâm không cao, sẽ dẫn tới không đi sâu và sát việc triển khai, phó mặc cho người chuyên trách thực hiện, khi đó KPI sẽ bị vướng vào một trong hai thất bại khi KPI vướng phải nguyên nhân một hoặc hai trên đây, tệ hơn nữa là chẳng có kết quả nào cả. Để đánh giá nguyên nhân này, có một kết quả nghiên cứu mà các bạn có thể tham khảo để thấy được tầm quan trọng của Lãnh đạo, đó là “chỉ có 5% nhân viên trong các doanh nghiệp biết đến về Tầm nhìn - Sứ mệnh của công ty”, điều này cho thấy sự thực trạng truyền đạt thông tin trong các doanh nghiệp, mà một khi các tầm nhìn sứ mệnh không được truyền đạt
   
   Tài liệu tham khảo
   - KPI là gì? Triển khai chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI từ A đến Z (Công ty giải pháp công nghệ OOC)
   - Những nguyên nhân áp dụng KPI chưa thành công tại doanh nghiệp Việt Nam hiện nay (nhanvienmoi.blogspot.com)