I. TIÊU CHUẨN ISO LÀ GÌ?

1. ISO là gì? 

ISO - Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Organization for Standardization)  là là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế, đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và tiêu chuẩn công nghiệp trên phạm vi toàn cầu. Với số lượng thành viên lên đến 165 quốc gia, tiêu chuẩn ISO được chấp nhận rộng rãi, và là yếu tố không thể thiếu trong nhiều ngành công nghiệp.

2. ISO 9001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn về Quản lý chất lượng, là tiêu chuẩn phổ biến nhất do ISO ban hành. ISO 9001 có vai trò đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp, giúp đảm bảo cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định, qua đó nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn này.

Số liệu từ ban quản lý ISO cho thấy những năm gần đây, một lượng lớn doanh nghiệp Viêt Nam đã được cấp ISO 9001. Như vậy, tiêu chuẩn này ngày càng phổ biến và được áp dụng rộng rãi, mang lại lợi thế to lớn cho doanh nghiệp khi giao dịch với các nhà cung cấp quốc tế.

3. ISO 14001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 14001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý môi trường. Đây là tiêu chuẩn mới nhất được ISO ban hành nhằm giúp các tổ chức giảm bớt tác động tiêu cực tới môi trường gây ra bởi các hoạt động của doanh nghiệp. ISO 14001 khi được kết hợp cùng ISO 9001 sẽ mang lại cho doanh nghiệp hướng kinh doanh rõ ràng, hiệu quả, từ đó chiếm được sự tin tưởng của khách hàng.

II. TẠI SAO CẦN ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO?

Doanh nghiệp khi đạt tiêu chuẩn ISO sẽ nhận được nhiều lợi ích ngắn hạn và dài hạn, tiêu biểu như: 

• Thỏa mãn yêu cầu của khách hàng:

Khách hàng của doanh nghiệp / tổ chức thường ưu tiên mua những sản phẩm có chứng nhận ISO để đảm bảo hàng hóa đạt chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Đạt tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp xây dựng cho khách hàng niềm tin vào sản phẩm, từ đó thu hút đông đảo khách hàng mới và xây dựng nên nhóm khách hàng trung thành.

• Vận hành có tổ chức, khoa học, hiệu quả:

Bộ tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, làm đúng quy trình từ khâu nhỏ nhất đến khâu quan trọng nhất. Vì thế, tuân thủ theo các tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp hoạt động một cách có tổ chức, khoa học, hướng tới việc cung cấp và duy trì sản phẩm cùng dịch vụ đạt chất lượng cao. Về lâu dài, điều này sẽ giúp gia tăng năng suất sản phẩm và dịch vụ, mang lại tiềm năng tài chính lớn cho doanh nghiệp / tổ chức.

• Mang lại lợi thế cạnh tranh so với các công ty cùng lĩnh vực:

Khi có chứng nhận ISO, doanh nghiệp sẽ nhận được sự tin tưởng từ nhiều khách hàng hơn so với các doanh nghiệp không có chứng nhận ISO. Bộ tiêu chuẩn này sẽ đóng vai trò là một minh chứng cho sự uy tín của doanh nghiệp, tạo thiện cảm với khách hàng tiềm năng và giữ niềm tin cho khách hàng cũ quay lại. 

• Thúc đẩy việc kinh doanh với các bạn hàng quốc tế:

Ở một số ngành nghề hay một số quốc gia nhất định, chính phủ có thể yêu cầu các sản phẩm phải đạt các tiêu chuẩn quốc tế. Do đó, chứng nhận tiêu chuẩn quản lý tuân theo các quy trình ISO sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn, hội nhập tốt hơn và các hoạt động thương mại đa quốc gia sẽ dễ dàng được chấp nhận hơn.

III. QUY TRÌNH CẤP CHỨNG CHỈ ISO

Bước 1: Doanh nghiệp đăng ký chứng nhận.

Doanh nghiệp cần thỏa thuận với Tổ chức chứng nhận, thông qua bản Đăng ký chứng nhận và hợp đồng. 

Phiếu Đăng ký chứng nhận bao gồm các thông tin liên quan tới doanh nghiệp như: Tên doanh nghiệp, Địa điểm đánh giá, Lĩnh vực sản xuất, Số lượng nhân sự…. Đây là các thông tin rất quan trọng để Tổ chức chứng nhận thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 2: Tổ chức đánh giá xem xét hợp đồng và lập kế hoạch đánh giá.

Sau khi tiếp nhận thông tin và yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức chứng nhận sẽ xem xét thông tin và lập kế hoạch đánh giá để gửi tới Khách hàng.

Kế hoạch đánh giá sẽ bao gồm các thông tin sau: thời gian đánh giá; địa điểm đánh giá; thông tin các chuyên gia đánh giá; nội dung đánh giá… Kế hoạch đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong  việc chuẩn bị các nội dung đánh giá cần thiết.

Bước 3 + 4: Tổ chức đánh giá tiến hành đánh giá tài liệu và đánh giá chứng nhận tại hiện trường.

Việc đánh giá chứng nhận thường trải qua hai bước cơ bản: đánh giá xem xét hệ thống tài liệu của Doanh nghiệp và đánh giá thực tiễn về nơi sản xuất, nơi tiến hành hoạt động kinh doanh…

Các chuyên gia của Tổ chức chứng nhận sẽ xem xét các tài liệu, quy trình, hướng dẫn… và thực tế sản xuất, vận hành của Doanh nghiệp có tuân thủ các quy định của ISO hay không. Công việc sẽ được thực hiện dựa trên nguyên tắc khách quan, độc lập và tuân thủ các quy định của pháp luật về đánh giá chứng nhận.

Kết quả bước này là bằng chứng xác nhận sự phù hợp với tiêu chuẩn ISO của doanh nghiệp.

Bước 5: Tổ chức đánh giá thẩm xét hồ sơ đánh giá.

Sau khi đã có kết quả đánh giá của chuyên gia, Tổ chức chứng nhận sẽ thẩm xét hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ để cấp giấy chứng nhận.

Đồng thời, Tổ chức chứng nhận sẽ gửi cho Doanh nghiệp một bản demo giấy chứng nhận ISO bao gồm các thông tin tương tự như một chứng chỉ chính thức. Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra đúng các thông tin trên Giấy chứng nhận.

Bước 6: Tổ chức đánh giá cấp giấy chứng nhận ISO và bàn giao hồ sơ.

Sau khi đã thẩm xét hồ sơ và xác nhận thông tin chứng chỉ với Doanh nghiệp, Tổ chức chứng nhận sẽ cấp cho Doanh nghiệp một Giấy chứng nhận ISO và bàn giao hồ sơ chứng nhận cho khách hàng.

Hồ sơ bao gồm: một chứng chỉ ISO bản A4; một Chứng chỉ ISO bản A3; Quyết định cấp giấy chứng nhận và Quyết định về sử dụng mẫu giấy.

Bước 7 + 8: Tổ chức đánh giá thực hiện đánh giá giám sát định kỳ và đánh giá lại chứng nhận.

Giấy chứng nhận ISO có hiệu lực 3 năm và thời hạn giám sát tổi thiểu 12 tháng/lần.

Do đó, để duy trì hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO; Doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá giám sát hàng năm và chứng nhận lại sau 3 năm.

IV. 3 ĐIỀU KIỆN CƠ BẢN ĐỂ DOANH NGHIỆP ĐƯỢC CẤP CHỨNG NHẬN ISO

A. Đối với chứng chỉ ISO 9001:2015

1. Doanh nghiệp xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Trước hết, doanh nghiệp cần phải xây dựng được hệ thống quản lý của mình theo đúng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Doanh nghiệp cần tìm hiểu cụ thể tiêu chuẩn ISO 9001, các yêu cầu của tiêu chuẩn và sau đó đối chiếu với thực tế doanh nghiệp mình. Ở bước này, Doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị tư vấn để giải đáp các thắc mắc liên quan tới tiêu chuẩn cho doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp tự đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Sau khi đã có một hệ thống quản lý tốt và có các minh chứng về sự phù hợp của mình, Doanh nghiệp cần thực hiện tự đánh giá nội bộ, xem hệ thống của mình có các điểm phù hợp hay không phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn. Doanh nghiệp cần tìm ra các điểm chưa tốt trong hệ thống và từ đó thực hiện cải tiến, khắc phục các thiếu sót của doanh nghiệp mình.

3. Doanh nghiệp gửi yêu cầu chứng nhận ISO tới Tổ chức chứng nhận đã lựa chọn.

Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO đều có giá trị như nhau, không phân biệt tổ chức chứng nhận. Doanh nghiệp cũng cần có sự chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực cho quá trình đánh giá.

II. Đối với ISO 14001:2015

1. Doanh nghiệp xây dựng và tự áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001:2015.

Trước hết, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng về tiêu chuẩn ISO 14001:2015 và xây dựng được hệ thống quản lý của mình theo đúng các yêu cầu đề ra và phù hợp với thực tế doanh nghiệp mình. Ở bước này, doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được giải đáp và hỗ trợ trong việc đào tạo, xây dựng và áp dụng các quy trình, biểu mẫu.

2. Doanh nghiệp chuẩn bị Hồ sơ đánh giá tác động môi trường (ĐTM).

Một điều kiện tiên quyết để Doanh nghiệp được cấp chứng chỉ ISO 14001 là có thể đảm bảo các quy định của pháp luật về môi trường. Các tổ chức chứng nhận sẽ căn cứ vào việc doanh nghiệp đã được cấp Hồ sơ đánh giá tác động môi trường (ĐTM) để xác nhận việc đảm bảo trách nhiệm pháp lý này. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ các giấy tờ này TRƯỚC khi được đánh giá chứng nhận.

3. Doanh nghiệp gửi yêu cầu chứng nhận ISO tới Tổ chức chứng nhận đã lựa chọn.

Khi đã có đủ hai điều kiện trên, doanh nghiệp cần lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO đều có giá trị như nhau, không phân biệt tổ chức chứng nhận. Doanh nghiệp cũng cần có sự chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực cho quá trình đánh giá.

Ban Đào tạo Doanh nghiệp VJCC, nghiên cứu và tổng hợp.