Giao tiếp hiệu quả - kiên trì và chắc chắn

Nghiên cứu của Neeley cho thấy, những nhà quản lý cố tình lặp đi lặp lại giao tiếp thường có khả năng đưa dự án tiến về phía trước một cách nhanh chóng và suôn sẻ hơn. “Chúng tôi nhận thấy rằng, một số nhà quản lý dự án đã gửi cùng một thông điệp ba hoặc bốn lần bằng các phương tiện khác nhau", cô trích dẫn ví dụ về một người quản lý nói chuyện trực tiếp với nhân viên, tiếp đó gửi cho cô ấy một email và sau đó là một tin nhắn văn bản về điều tương tự.

Trên thực tế, đối với phong cách giao tiếp, quyền hạn của người quản lý đóng vai trò quan trọng. Nghiên cứu chỉ ra rằng, rất nhiều nhóm được thành lập và giải tán trên cơ sở từng dự án, và những người quản lý dự án thường không có quyền lực trực tiếp đối với 100% các thành viên. Tuy nhiên, các trưởng nhóm vẫn cần nỗ lực để đạt được kết quả bất chấp việc không có thẩm quyền này. Do đó, họ buộc phải áp dụng phương thức giao tiếp lặp đi lặp lại.
  Các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng, trong khi các nhà quản lý có quyền lực cũng sử dụng e-mail, họ không tạo ra cảm giác khẩn cấp và thuyết phục. Những người quản lý này thường theo dõi chỉ bằng một lần giao tiếp duy nhất, và chỉ gửi thêm lời nhắc trong lúc tuyệt vọng. Tuy nhiên, các nhà quản lý không có quyền lực trực tiếp sẽ chủ động thuyết phục các thành viên trong nhóm rằng dự án đang bị đe dọa và mỗi thành viên đều cần phải là một phần của giải pháp.

Neeley nói: “Những người không có quyền lực thường suy nghĩ có chiến lược hơn về cách tiếp cận và củng cố tính cấp thiết… Các nhà quản lý không có thẩm quyền trực tiếp sẽ lôi kéo những người khác cùng tìm hiểu một vấn đề và đưa ra giải pháp."

Trong khi cả hai nhóm quản lý cuối cùng đều hoàn thành công việc, thì những người quản lý không có quyền lực đã triển khai nhanh hơn. Kết quả này cung cấp một chiến lược cụ thể cho các nhà quản lý đang gặp khó khăn về giao tiếp với người lao động - lặp lại liên tục để đảm bảo hiệu quả công việc.

Theo Harvard Business School Working Knowledge.