7 CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG SẢN XUẤT - CHÌA KHÓA NÂNG CAO NĂNG SUẤT VÀ CHẤT LƯỢNG TRONG SẢN XUẤT

1. Sự ra đời của 7 công cụ quản lý chất lượng

Sau chiến tranh thế giới thứ hai, nước Nhật phải đối mặt với muôn vàn khó khăn, hiệp hội các nhà khoa học và kỹ sư Nhật Bản (JUSE, Japanese Union Of Scientists and Engineers) đã quyết định chọn và ứng dụng các công cụ thống kê trong phương pháp quản lý chất lượng cho mọi tầng lớp cán bộ Nhật.

Từ đó việc áp dụng chúng ngày càng rộng rãi và phổ biến trên khắp thế giới, đặc biệt là ở Châu Âu và được gọi tắt là Seven Tools (7 công cụ quản lý chất lượng).

Có thể khẳng định rằng, việc cải tiến chất lượng sẽ không có hiệu quả và thành công như mong muốn nếu chúng ta không áp dụng các công cụ thống kê.Tuy nhiên, công cụ thống kê có tới hàng trăm công cụ thì việc áp dụng công cụ nào là phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động của chính doanh nghiệp lại là mối quan tâm cũng như sự lựa chọn đúng đắn của mỗi doanh nghiệp.

Qua sự chia sẻ của các chuyên gia Nhật Bản giàu kinh nghiệm trong ngành tư vấn hỗ trợ, chúng tôi nhận thấy rằng: chỉ cần áp dụng 7 công cụ thống kê sau cũng có thể giải quyết được hầu hết những vấn đề quản lý chất lượng thường gặp trong hoạt động sản xuất cũng như dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp. Các công cụ đó bao gồm: 

• Phiếu kiểm soát (Check sheets)

• Biểu đồ (Charts.)

• Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram)

• Biểu đồ Pareto (Pareto chart)

• Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)

• Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)

• Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)

Trong 7 công cụ thống kê chỉ duy nhất Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram) là do ngài Ishikawa sáng chế vào thập niên 50. Phiếu kiểm soát (check sheets) được áp dụng từ chiến tranh thế giới thứ 2. Biểu đồ Pareto và Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) thì từ đầu thế kỷ 20, còn lại những công cụ khác thì không ai biết đã có từ khi nào, họ chỉ tập hợp lại nghiên cứu và áp dụng chúng.

2. Nội dung 7 công cụ quản lý chất lượng

Phiếu kiểm soát (check sheets)

Đây là một phương tiện lưu trữ đơn giản giúp thống kê dữ liệu cần thiết giúp Doanh nghiệp xác định được thứ tự ưu tiên của sự kiện. Phiếu kiểm tra có thể là một dạng hồ sơ của các hoạt động trong quá khứ, Đây cũng là phương tiện theo dõi cho phép bạn thấy được xu hướng hoặc hình mẫu một cách khách quan.

Phiếu kiểm soát thường được sử dụng để:

- Kiểm tra sự phân bố số liệu của một chỉ tiêu của quá trình sản xuất

- Kiểm tra xác nhận công việc

- Kiểm tra các nguồn gốc gây ra khuyết tật của sản phẩm

- Kiểm tra các dạng khuyết tật

- Kiểm tra vị trí các khuyết tật

Việc thu thập các phiếu kiểm tra này sẽ giúp theo dõi sự kiện theo trình tự thời gian hoặc vị trí. Sau đó chúng có thể được sử dụng làm dữ liệu đầu vào của Biểu đồ tập trung, Biểu đồ Pareto. Ví dụ về các vấn đề cần theo dõi có thể là: số lần tràn đổ/tháng, cuộc gọi bảo dưỡng sửa chữa /tuần, rác thải nguy hại thu được/giờ làm việc, v.v…

Biểu đồ (Charts)

Công cụ thứ 2 đó chính là biểu đồ. Đây là dạng hình vẽ giúp thể hiện được mối tương quan giữa các số liệu hoặc các đại lượng. Có biểu đổ sẽ giúp trực quan hóa dữ liệu để bạn có thể dễ dàng nắm bắt được vấn đề mắt thường.

Có rất nhiều dạng biểu đồ: Biểu đồ đường, biểu đồ cột và đường, biểu đồ hình bánh, biểu đồ dạng thanh, biểu đồ Gantt chart, biểu đồ mạng nhện.

Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram)

Như tên gọi của biểu đồ. Dạng hình xương cá có thống kê một danh sách những nguyên nhân có thể dẫn đến kết quả. Bộ công cụ này được xây dựng vào năm 1953 tại Trường Đại học Tokyo do giáo sư Kaoru Ishikawa chủ trì. Ông đã dùng biểu đồ này giải thích cho các kỹ sư tại nhà máy thép Kawasaki về các yếu tố khác nhau được sắp xếp và thể hiện sự liên kết với nhau. Do vậy, biểu đồ nhân quả còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ xương cá.

Mục đích:  Với dạng biểu đồ nhân quả này sẽ giúp tìm ra được những nguyên nhân một cách nhanh nhất cho những vấn đề. Từ đó người quản lý có thể đưa ra được những biện pháp giúp phòng ngừa và khắc phục để đảm bảo chất lượng một cách tốt nhất. Đây là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất trong việc tìm kiếm ra những nguyên nhân và khuyết tật trong quá trình sản xuất. 

Công cụ này dùng để nghiên cứu, phòng ngừa những mối nguy tiềm ẩn gây nên việc hoạt động kém chất lượng có liên quan tới một hiện tượng nào đó, như phế phẩm, đặc trưng chất lượng, đồng thời giúp ta nắm được toàn cảnh mối quan hệ một cách có hệ thống. Người ta còn gọi biểu đồ này là biểu đồ xương cá, biểu đồ Ishikawa, hay tiếng Nhật là Tokuzei Yoin – biểu đồ đặc tính…

Đặc trưng của biểu đồ này là giúp chúng ta lên danh sách và xếp loại những nguyên nhân tiềm ẩn chứ không cho ta phương pháp loại trừ nó.

Biểu đồ Pareto (Pareto Analysis)

Công cụ thứ 4 không kém phần quan trọng đó chính là biểu đồ Pareto (Pareto Analysis). Đây là một trong những dạng biểu đồ được sử dụng giúp các nhà quản trị phân loại được ra các nguyên nhân có tính đến tầm quan trọng của chúng đối với sản phẩm. Việc sử dụng loại biểu đồ này sẽ giúp cho nhà quản lý biết được những nguyên nhân cần phải tập trung xử lý.

Mục đích:  Với biểu đồ Pareto sẽ giúp các nhà quản trị bóc tách ra được những nguyên nhân quan trọng nhất để giúp nhận biết và xác định được những ưu tiên cho các vấn đề quan trọng nhất. Đồng thời biểu đồ Pareto còn giúp đánh giá được các hiệu quả của việc cải tiến.

Áp dụng khi: Phân tích dữ liệu liên quan đến vấn đề quyết định yếu tố nào quan trọng nhất ảnh hưởng đến vấn đề đó.

Biểu đồ Pareto thể hiện số lượng và tỷ lệ % sai lỗi trong gia công cơ khí.

Phân tích pareto cũng rất quan trọng trong quá trình cải tiến. Do đó, việc thực hiện cải tiến cần được sử dụng với nhiều công cụ thống kê.

Trong quản lý chất lượng, cũng thường nhận thấy rằng:

80% thiệt hại về chất lượng do 20% nguyên nhân gây nên.

20% nguyên nhân gây nên 80% lần xảy ra tình trạng không có chất lượng.

Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)

Đây là một biểu đồ dạng cột đơn giản. Chúng giúp tổng hợp các điểm dữ liệu để thể hiện được tần suất của sự việc.

Mục đích: Sử dụng để theo dõi sự phân bố của các thông số của sản phẩm/quá trình. Từ đó đánh giá được năng lực của quá trình đó (Quá trình có đáp ứng được yêu cầu sản xuất sản phẩm hay không?). Là biểu đồ cột thể hiện tần số xuất hiện của vấn đề (thu thập qua phiếu kiểm tra).

Áp dụng: Phòng ngừa trước khi vấn đề có thể xảy ra.

Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)

Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) đó là sự biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị trong đó các giá trị quan sát được của một biến được vẽ thành từng điểm so với các giá trị của biến kia mà không nối các điểm đó lại với nhau bằng đường nối. Biểu đồ phân tán chỉ ra mối quan hệ giữa 2 nhân tố.

Mục đích: Để giải quyết các vấn đề và xác định điều kiện tối ưu bằng cách phân tích định lượng mối quan hệ nhân quả giữa các biến số của 2 nhân tố này.

Dựa vào việc phân tích biểu đồ có thể thấy được nhân tố này phụ thuộc như thế nào vào một nhân tố khác và mức độ phụ thuộc giữa chúng.

Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)

Là một biểu đồ với các đường giới hạn đã được tính toán bằng phương pháp thống kê được sử dụng nhằm mục đích theo dõi sự biến động của các thông số về đặc tính chất lượng của sản phẩm, theo dõi những thay đổi của quy trình để kiểm soát tất cả các dấu hiệu bất thường xảy ra khi có dấu hiệu đi lên hoặc đi xuống của biểu đồ.

Mục đích: Phát hiện tình huống bất thường xảy ra trong quá trình sản xuất

3. Lợi ích của 7 công cụ kiểm soát chất lượng

• Nâng cao uy tín: Thể hiện rõ cho khách hàng sự quan tâm và cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ;

• Chất lượng tốt hơn: Doanh nghiệp có áp dụng công cụ kiểm soát chất lượng chủ động kiểm soát quá trình để không tạo ra hoặc giảm thiểu rủi ro gây ra sản phẩm khuyết tật;

• Giảm chi phí liên quan đến chất lượng: Giảm thiểu được các chi phí liên quan đến sản phẩm lỗi, kể cả sản phẩm đang trong quá trình nội bộ hoặc sau khi đã chuyển giao cho khách hàng;

• Các mục tiêu chất lượng trở nên rõ ràng hơn: Mỗi nhân viên, công nhân sẽ hiểu và kiểm soát quá trình theo cách thức nhất quán;

• Giảm căng thẳng và nâng cao kỹ năng làm việc: Người chủ trì quá trình tạo sản phẩm sẽ nhận thức, hiểu rõ và chủ động hơn trong việc kiểm soát quá trình để tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng ngay từ đầu

• Giảm chi phí: Thông qua kiểm soát tốt, năng lực của quá trình sẽ được cải thiện, vì vậy giảm yêu cầu đối với hoạt động kiểm tra, thử nghiệm cuối cùng;

• Giảm thiểu các sự cố, hỏng hóc máy móc: Phát hiện sớm các khiếm khuyết, hỏng hóc máy móc, thiết bị, do vậy hoạt động bảo trì, sửa chữa được tiến hành thuận lợi hơn.
   

4. Các bước áp dụng 7 công cụ quản lý chất lượng cho doanh nghiệp

• Xác định vấn đề cần giải quyết;

• Lựa chọn công cụ thống kê thích hợp và khả thi;

• Thực hiện thu thập dữ liệu một cách chính xác, đầy đủ;

• Tiến hành phân tích dựa trên dữ liệu thống kê thu thập được, đánh giá và tìm nguyên nhân để có biện pháp cải tiến thích hợp.

Đây là những công cụ đơn giản nhưng mang lại những kết quả hữu hiệu. Các công cụ này có thể sử dụng một cách độc lập hoặc kết hợp với nhau để biến những sự kiện riêng lẻ, rời rạc thành thông tin hữu ích cho quá trình quyết định.