12 CÁCH ĐẢM BẢO NĂNG SUẤT CỦA NHÂN VIÊN SAU ĐẠI DỊCH

Tình hình hiện tại đang ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên như thế nào?

Tác động của đại dịch đã gây ra một thiệt hại đáng kể đến đời sống cá nhân, xã hội và nghề nghiệp của nhân viên. Những nỗi sợ hãi bao trùm xung quanh sức khỏe, sự an toàn và sự không chắc chắn trong công việc dẫn đến sự lo lắng, thất vọng và tinh thần của nhân viên bị giảm.

Nếu người sử dụng lao động không tìm cách giảm bớt những lo lắng này, nó có thể phá vỡ động lực làm việc của nhân viên, dẫn đến năng suất thấp, chất lượng công việc kém và sẽ ảnh hưởng đến khả năng hoạt động hiệu quả của tổ chức.

Vì vậy, văn hóa làm việc có sự giao tiếp cởi mở, hỗ trợ từ các nhà quản lý, lãnh đạo, bộ phận nhân sự trong môi trường làm việc từ xa là một số điều kiện tiên quyết để đảm bảo năng suất của nhân viên nhằm đạt được thành công trong kinh doanh.

12 cách để đảm bảo nhân viên của bạn luôn làm việc hiệu quả

1. Tập trung vào sức khỏe, sự an toàn và phúc lợi của nhân viên

Các tổ chức cần phải nỗ lực nhiều hơn nữa trong những việc này để xây dựng lòng tin giữa các nhân viên, cũng như giữ cho động lực và tinh thần của họ luôn ở mức cao.

2. Xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục

Có thể thấy rằng, nhiều tổ chức sẽ nhớ đến năm 2020 là một năm lập kế hoạch kinh doanh liên tục vì nếu không, toàn bộ nơi làm việc sẽ không có ý thức rõ ràng về cách trở lại công việc kinh doanh như bình thường.

Do đó, ta cần phát triển một chiến lược tổng thể về lực lượng lao động. Tuy nhiên, việc có một kế hoạch như vậy sẽ chẳng có nghĩa lý gì nếu ta không có chiến lược về cách phân phối và truyền đạt tốt nhất kế hoạch đó cho nhân viên của mình.

3. “Xã hội hóa” nơi làm việc khi nhân viên phải làm việc ở xa

Nhiều công ty hiện có xu hướng suy nghĩ lại về văn hóa tổ chức và các giá trị cốt lõi của họ. Hơn bao giờ hết, nhân viên cần có cách giao tiếp và cộng tác dễ dàng với đồng nghiệp và người quản lý của họ. Các nhà lãnh đạo và các chuyên gia truyền thông nội bộ phải là những người dẫn đầu quá trình chuyển đổi hướng tới môi trường làm việc cởi mở và minh bạch hơn để thúc đẩy năng suất và thành công của nhân viên.

4. Lắng nghe tích cực và quên đi cách giao tiếp một chiều

Nếu những nhân viên không cảm thấy được lắng nghe thì họ sẽ ít có động lực để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Đây là lý do tại sao chúng ta thấy ngày nay, các công ty thực hiện nhiều những cuộc khảo sát nhân viên và kích hoạt công nghệ đảm bảo giao tiếp hai chiều tại nơi làm việc. Khi nhân viên được phép nói về mối quan tâm của họ, người quản lý và đồng nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về cảm xúc tiêu cực của nhân viên.

5. Thông báo cho nhân viên và đảm bảo họ có thể dễ dàng truy cập thông tin quan trọng

Hiện nay, nhiều công ty đang cập nhật các hoạt động và chính sách làm việc của họ hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày. Hơn nữa, dự kiến ​​những đợt dịch mới có thể xảy ra buộc các công ty phải quay lại với những hướng dẫn nghiêm ngặt để thực hiện giãn cách xã hội. Và tất cả những thay đổi cũng như thông tin quan trọng liên quan đến đại dịch cũng như các mẹo an toàn đều cần phải được thông báo cho nhân viên một cách kịp thời.

Với các giải pháp phần mềm hiện đại, người sử dụng lao động có thể tạo các kênh được chỉ định để xử lý khủng hoảng, gửi thông báo cho nhân viên của họ, dễ dàng phân khúc và lọc đối tượng và do đó sẽ đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bao giờ bị bỏ lỡ.

6. Cho phép người quản lý lãnh đạo nhóm từ xa của họ hiệu quả hơn

Người quản lý có thể khiến hoạt động làm việc từ xa tối ưu hơn bằng cách:

· Cá nhân hóa sở thích của nhân viên: Trong khi một số nhân viên cảm thấy bị cô lập khi làm việc tại nhà, những người khác có thể thích sự tự do mà công việc từ xa mang lại. Để kích thích năng suất và sự tương tác của nhân viên, các nhà quản lý phải xác định sở thích làm việc từ xa của nhân viên và hỗ trợ nếu họ cần.

· Đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng: Khi tất cả chúng ta ở trong cùng một không gian làm việc, người quản lý sẽ dễ dàng truyền đạt những mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên của họ. Tuy nhiên, khi làm việc ở xa, điều này có thể khó hơn một chút. Ta có thể đặt mục tiêu rõ ràng để thúc đẩy năng suất và động lực của nhân viên, mang lại sự tự do để họ được hành động độc lập nhưng vẫn trong các ranh giới nhất định để người quản lý có thể kiểm soát.

· Giao tiếp thường xuyên: Khi làm việc tại nhà, những nhân viên thích làm việc tại văn phòng thường cảm thấy bị cắt đứt khỏi cộng đồng nội bộ, các nguồn lực và cuộc trò chuyện hàng ngày ở văn phòng. Để họ có thể làm việc hiệu quả và có động lực, họ cần một phương pháp để liên lạc cởi mở với đồng nghiệp và quản lý hơn.

· Cung cấp và yêu cầu phản hồi: Các nhà quản lý nên tích cực đưa ra phản hồi và cũng nên cung cấp phản hồi thường xuyên để giữ cho đội nhóm làm việc luôn vui vẻ và hiệu quả.

7.  Giữ sự kết nối và hợp tác dễ dàng giữa các phòng ban cho nhân viên

Một số nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những người làm việc cùng nhau trong cùng một phòng có xu hướng giải quyết vấn đề nhanh hơn so với những người cộng tác từ xa và sự gắn kết của nhóm bị ảnh hưởng khi phải thực hiện công việc từ xa. May mắn thay, các giải pháp phần mềm liên lạc với nhân viên có thể giúp các tổ chức hỗ trợ cho nhân viên của họ duy trì được sự kết nối và từ đó nâng cao năng suất tại nơi làm việc.

8. Loại bỏ tình trạng quá tải thông tin

Ngày nay, thông tin ở khắp mọi nơi và điều đó có thể khiến ta trở nên quá tải. Nhiều tổ chức lớn với cấu trúc giao tiếp phức tạp đang phải vật lộn để loại bỏ tình trạng quá tải thông tin tại nơi làm việc dẫn đến các thông điệp dư thừa, các cuộc thảo luận không nhất quán, kinh nghiệm của nhân viên kém và mức năng suất thấp hơn.

Để tránh tình trạng quá tải thông tin, ta phải đảm bảo không để tất cả mọi người đều nhận được các tin nhắn hoặc email doanh nghiệp giống nhau, chung chung. Thay vào đó, thông tin mà nhân viên nhận được nên được cá nhân hóa dựa trên chức năng, vị trí, ngôn ngữ họ nói, sở thích và kênh giao tiếp yêu thích của họ.

9. Làm cho công việc từ xa dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn

Điều quan trọng là người sử dụng lao động phải nắm bắt và phát triển cách thức làm việc mới phù hợp nhất với nơi làm việc của họ. Hãy hành động nhanh chóng và quyết đoán để áp dụng các chiến lược, công cụ, công nghệ và cách thức hợp tác và giao tiếp mới trong tương lai.

10. Ghi nhận nỗ lực của nhân viên

Sự công nhận hiệu quả không chỉ tạo động lực cho nhân viên, khiến họ làm việc tốt hơn mà còn gửi một thông điệp mạnh mẽ đến các nhân viên khác về những biểu hiện được tuyên dương.

Sự công nhận không nhất thiết phải là tiền tệ. Đôi khi, sự công nhận phi tiền tệ thậm chí có thể có tác động lớn hơn. Nó có thể ở dạng thừa nhận công khai, thông báo đánh giá cao, tên nhân viên được hiển thị trên bảng vàng, đặc quyền chi phí thấp, lời cảm ơn hoặc một tin nhắn cảm ơn đơn giản.

11. Hiểu được sức mạnh của công nghệ

Hệ sinh thái truyền thông nội bộ đã trở nên cực kỳ phức tạp và các tổ chức cần tìm cách kết nối tất cả các kênh truyền thông thành một nền tảng duy nhất.

12. Tăng cường giao tiếp di động tại nơi làm việc

Các tổ chức phải đảm bảo rằng thông tin liên lạc được cung cấp cho nhân viên thông qua kênh thông tin phù hợp để mọi người đều có thể tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách kịp thời.

Vậy tóm lại, làm việc từ xa có làm gián đoạn năng suất của nhân viên không?

Thực tế, làm việc từ xa vẫn có thể có tác động tích cực đến năng suất của nhân viên, nhưng chỉ khi ta đảm bảo môi trường làm việc trực tuyến có sự hỗ trợ và dễ dàng giao tiếp, sự cộng tác của nhân viên và khả năng truy cập nhanh vào các bản cập nhật quan trọng, tài liệu cần thiết để nhân viên thực hiện công việc của họ thành công.

(VJCC HCMC dịch và tổng hợp)