11+ quy trình quản lý chất lượng chuẩn và hiệu quả

I. Quản lý chất lượng sản phẩm là gì?

1. Khái niệm quản lý chất lượng

“Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng. Việc định hướng và kiểm soát về chất lượng nói chung bao gồm lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng” (ISO 9000:2000).

2. Quy trình quản lý chất lượng

Quy trình quản lý chất lượng sản phẩm là một tập hợp các giai đoạn cần phải được tuân thủ để đảm bảo rằng các sản phẩm được cung cấp bởi là “phù hợp với mục đích”. 

Quy trình quản lý chất lượng được áp dụng nhằm đảm bảo kết quả và quá trình cung cấp kết quả đáp ứng được nhu cầu cần thiết của các bên liên quan. Chất lượng được định nghĩa phải phù hợp với mục đích ban đầu đặt ra.

Trong sản xuất, có một quy trình quản lý chất lượng sản phẩm tốt giúp bảo đảm cho khách hàng nhận được sản phẩm không có lỗi và đáp ứng được nhu cầu của họ. Nếu quá trình này diễn ra không đúng, nó có thể khiến việc tiêu thụ hàng hóa bị tổn thất nặng nề.

II. Ý nghĩa của hệ thống quản lý chất lượng

Bất cứ ngành nghề nào không chỉ trong sản xuất mà trong mọi lĩnh vực, loại hình, quy mô, đặc biệt là những công ty muốn cạnh tranh trên thị trường quốc tế thì việc quản lý chất lượng sản phẩm đóng vai trò quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, là yếu tố thực sự cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý tốt các hoạt động sản xuất.

Nhờ công cụ quản lý chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể:

- Nâng cao năng lực cạnh tranh: Khi quản lý chất lượng tốt thì số lượng hàng lỗi, hàng phải sản xuất lại càng ít, dẫn đến việc giảm chi phí nhân công, nguyên vật liệu. Chi phí giảm mà giá trị khách hàng nhận được từ sản phẩm vẫn đảm bảo chất lượng, giá thành lại thấp thì dẫn đến sức cạnh tranh của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao.

- Đáp ứng được các yêu cầu của xã hội: Nhu cầu của xã hội ngày càng cao, càng đa dạng cùng với thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt. Do đó doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế để nâng cao uy tín, khẳng định thương hiệu.

- Thực hiện tốt trách nhiệm xã hội: Khi sử dụng tốt nguồn lực, nguyên vật liệu thì sẽ tránh trường hợp gây lãng phí và hậu quả xấu về kinh tế, xã hội, môi trường. Tiết kiệm tối đa chi phí mà chất lượng vẫn được đảm bảo thì việc sản xuất sẽ được kiểm soát chặt chẽ cũng như có được phương pháp quản lý tối ưu cho tổ chức.

- Đóng góp lợi ích quốc gia: Khi chất lượng sản phẩm được đảm bảo không chỉ giúp cho doanh nghiệp phát triển và có vị thế trên thị trường mà còn khẳng định uy tín đất nước trên thương trường quốc tế và chất lượng cuộc sống của người dân từ đó cũng dần được nâng cao.

III. 11 quy trình quản lý chất lượng trong doanh nghiệp

1. Lập kế hoạch chất lượng

Đây là công việc đầu tiên trong quá trình quản lý chất lượng, trước khi bắt tay vào khâu kiểm soát chất lượng thì người làm cần phải xây dựng, lên kế hoạch các quy trình theo đúng chuẩn, nếu chỉ có một phần theo chuẩn thì chỉ gọi là tiếp cận quản lý chất lượng

2. Hoạch định chất lượng

Việc xác định tiêu chuẩn chất lượng dự án là cần thiết để cung cấp và hướng dẫn cho các bên liên quan về cách thức thực hiện quản lý chất lượng. Các tiêu chuẩn chất lượng dự án được xác định như sau:

• Mục đích của các bên liên quan

• Tiêu chí của dự án

• Các tiêu chuẩn được áp dụng

• Các vai trò và trách nhiệm liên quan đến chất lượng

• Tuân theo quy trình

• Thực hiện cải tiến liên tục

• Kỹ thuật đảm bảo dự án

• Các biện pháp kiểm soát chất lượng

• Thiết lập tương tác với các quy trình khác như quản lý cấu hình, kiểm soát thay đổi và cách thức thiết lập các liên kết

3. Kiểm soát chất lượng đầu vào

Kiểm soát chất lượng là một trong những phần quan trọng trong quản lý chất lượng. Quy trình này sẽ tập trung thực hiện các yêu cầu kiểm tra, rà soát chất lượng hàng hóa, sản phẩm. Trong đó yếu tố là chính nguyên vật liệu đầu vào, đây là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa, sản phẩm. Vì để hàng hóa, sản phẩm đầu ra đảm bảo được chất lượng theo yêu cầu thì trước tiên nguyên vật liệu đầu vào phải yếu tố đảm bảo được chất lượng trước đã. 

Khi kiểm soát đầu vào cần:

– Tuyển chọn kỹ càng người, nguồn cung cấp.

– Có đầy đủ thông tin, dữ liệu mua hàng.

– Các sản phẩm, hàng hóa được nhập vào phải được kiểm soát, rà soát kỹ càng.

4. Kiểm soát thiết bị

Bên cạnh yếu tố nguyên vật liệu đầu vào thì các thiết bị sản xuất và công nghệ chế biến chính là yếu tố có tầm quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hình thành kiểu dáng cũng như chất lượng sản phẩm.

Thiết bị phải:

– Phù hợp với yêu cầu trong quy trình sản xuất.

– Được thay thế, sửa chữa bảo dưỡng thường xuyên.

5. Kiểm soát con người

Ngoài ra đây còn là quy trình kiểm soát các quá trình tạo, sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ của tổ chức, công ty, doanh nghiệp thông qua việc kiểm soát, kiểm tra về các yếu tố như: môi trường làm việc, con người, máy móc, nguyên vật liệu, phương pháp sản xuất, thông tin quy trình sản xuất.

– Có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản.

– Có kỹ năng sử dụng máy móc, thực hiện trong quá trình sản xuất.

– Nắm được thông tin về công việc, nhiệm vụ được giao.

– Được trang bị đủ các tài liệu, hướng dẫn cần thiết trong công việc.

– Đáp ứng đủ điều kiện và phương tiện làm việc.

6. Kiểm soát phương pháp và quá trình, 

Bao gồm:

– Lập quy trình giám sát sản xuất, phương pháp thao tác sản xuất, vận hành sản xuất

– Theo dõi và kiểm tra quá trình sản xuất.

7. Kiểm soát môi trường

– Chú ý nhiệt độ, ánh sáng môi trường có ảnh hưởng gì đến quy trình sản xuất không

– Môi trường sản xuất sạch sẽ, đáp ứng điều kiện an toàn, vệ sinh.

8. Đảm bảo chất lượng bằng việc theo dõi sát sao

Ngoài ra, các hoạt động, công việc trong quy trình đảm bảo chất lượng phải chú ý theo dõi và xác minh các hoạt động trong quá trình quản lý và phát triển sản xuất có được tuân thủ đúng không và có giá trị hiệu lực không. Vai trò của quy trình đảm bảo chất lượng là chủ động phòng chống ngăn ngừa những sai phạm, khiếm khuyết.

9. Thường xuyên đánh giá hệ thống chất lượng tổng thể

Hoạt động đảm bảo chất lượng cũng bao gồm việc lập kế hoạch, đánh giá thường xuyên và đánh giá độc lập nhằm xác minh các hoạt động đang thực hiện một cách nhất quán theo các nguyên tắc đã xác định. Điều này giúp đảm bảo cho dự án sẽ đạt được những tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra, cũng như các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia. Đảm bảo chất lượng là hoạt động theo hướng phòng ngừa.

Đây là quy trình tập trung vào việc ngăn ngừa những sai phạm, khiếm khuyết trong quá trình sản xuất. Quy trình đảm bảo chất lượng sẽ có trách nhiệm đảm bảo các thủ tục tiếp cận kỹ thuật, tiếp cận phương pháp và quy trình sản xuất được thực hiện một cách chính xác. 

10. Cải tiến chất lượng

Trong quản lý chất lượng quá trình cải tiến chất lượng sẽ có vai quan trọng trong việc kiểm soát giảm lãng phí nhằm giảm thiểu những sự lãng phí trong quá trình sản xuất.

Luôn có các cơ hội để cải tiến các quy trình quản lý dự án trong thời gian triển khai hoặc thông tin hỗ trợ việc quản lý các dự án trong tương lai. Các phương pháp tiếp cận có hệ thống nhằm cải thiện chất lượng như Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), ISO 9000 hoặc bất kỳ phương pháp nào khác đều có thể được sử dụng. 

11. Tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề 

Đây là một phần trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, mỗi dự án sẽ có một cách quản lý vận hành khác nhau. Tuy nhiên, nhà quản trị cần tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để đảm bảo các vấn đề tương tự không xảy ra ở các dự án tiếp theo. Phương pháp tiếp cận liên tục có hệ thống đối với Quản lý chất lượng nhằm tạo ra sự tăng trưởng và cải thiện ổn định, giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu và sự ưu tiên khác trong dự án. 
 

Ban Đào tạo doanh nghiệp, Viện VJCC